Dzokden se angajează să promoveze un mediu armonios, frumos și sigur pentru toate persoanele implicate în activitățile sale caritabile, educaționale și religioase, așa cum se subliniază în „Codul de conduită Dzokden”. Acest angajament se extinde asupra întregului personal, membrilor consiliului de administrație, managerilor, liderilor, consultanților și voluntarilor din Dzokden (numiți aici în mod colectiv, „Personal”). Dzokden se așteaptă ca Personalul să respecte cele mai înalte standarde de conduită personală și profesională, asigurând integritatea și conformitatea cu toate legile și reglementările relevante în îndeplinirea atribuțiilor lor.

1 – Introducere și Scop

Această Politică Dzokden de protecție a avertizorilor („Politica”) este concepută pentru a încuraja și sprijini Personalul să raporteze orice suspiciune de (a) utilizare frauduloasă, necinstită sau abuzivă a resurselor Dzokden sau (b) încălcarea oricărei politici adoptate de Dzokden (de exemplu, Codul de conduită Dzokden) de către Personal, în conformitate cu procedurile de mai jos.

Această politică se aplică oricărei chestiuni legate de Dzokden, și nu se referă la actele unei persoane private, fără legătură cu Dzokden. Această politică este menită să completeze, fără să înlocuiască, orice lege statală și federală în vigoare, care reglementează avertizorii, aplicabilă organizațiilor nonprofit, caritabile și religioase.

2 – Încălcări; Raportare cu bună-credință

Personalul este încurajat să raporteze activitățile pe care, cu bună-credință, le consideră frauduloase sau necinstite, sau care încalcă politicile corporative Dzokden (adică, să acționeze ca „avertizor”). Unele exemple includ, dar nu se limitează la, următoarele:

• falsificarea sau alterarea documentelor sau materialelor;
• modificarea sau manipularea neautorizată a fișierelor computerizate sau fizice;
• raportare financiară frauduloasă;
• urmărirea unui beneficiu sau avantaj cu încălcarea Politicii Dzokden privind conflictul de interese;
• deturnarea sau utilizarea abuzivă a resurselor Dzokden, cum ar fi fonduri, materiale educaționale, bunuri sau alte active;
• autorizarea sau primirea de compensații pentru bunuri neprimite sau servicii neexecutate; şi
• autorizarea sau primirea de compensații pentru orele nelucrate.

3 – Protecție împotriva represaliilor

Este contrar valorilor Dzokden să ripostezi împotriva oricărei persoane care își exprimă în Dzoken îngrijorări de bună-credință.

Orice persoană din Dzokden care ripostează împotriva (a) unui avertizor sau (b) a unei persoane care a cooperat la investigarea unei presupuse conduite frauduloase sau necinstite sau a încălcării politicilor corporative Dzokden este supusă măsurilor disciplinare, inclusiv, dar fără a se limita la, încetarea angajării, rolului, poziției de conducător sau lider sau a statutului de voluntar.

În cazul în care o persoană consideră că cineva care a raportat o suspiciune de conduită frauduloasă sau necinstită, sau de încălcare a politicilor corporative Dzokden, sau care a cooperat la investigarea acestora, suferă de intimidare, hărțuire, discriminare, represalii sau alte consecințe negative legate de statutul de angajat sau de voluntariat, persoana ar trebui să contacteze responsabilul de conformitate sau persoana nominalizată de Dzokden pentru un astfel de rol. Orice persoană care crede în mod rezonabil că a fost pedepsită cu încălcarea prezentei Politici va urma aceleași proceduri pentru un avertizor, ca cele menționat la articolul 4 de mai jos.

4 – Procesul de raportare

Un avertizor ar trebui să raporteze despre o conduită frauduloasă sau necinstită, sau o încălcare a politicilor corporative Dzokden. El ar trebui să raporteze conducătorului sau supervizorului sau, dacă este voluntar, membrului personalului care sprijină munca acestui voluntar. El va utiliza Formularul de raportare a avertizorului atașat la această politică drept Anexa A („Formularul”). Dacă, din oricare motiv, avertizorului îi este greu să raporteze preocupările sale unui lider, supervizor sau unui membru al personalului care sprijină munca voluntarului, el își poate raporta direct preocupările transmițând Formularul responsabilului de conformitate (compliance[at]dzokden.org). Liderii (și membrii personalului care supraveghează munca unui voluntar) trebuie să transmită în scris orice nelămurire, inclusiv formularele, către responsabilul de conformitate, care trebuie să se ocupe de investigarea tuturor plângerilor. În cazul în care o persoană preferă altă modalitate, ea poate de asemenea să depună formularul direct președintelui Dzokden sau liderului spiritual, iar aceștia vor discuta apoi chestiunile cu managerul de conformitate.

Avertizorii trebuie să fie precauți și să evite acuzațiile neîntemeiate, care sunt prin definiție acuzații făcute prin desconsiderarea faptului dacă acuzațiile sunt adevărate sau false. Personalul care face astfel de acuzații poate fi supus acțiunilor disciplinare din partea Dzokden și/sau reclamațiilor legale aduse persoanelor acuzate de comportament fraudulos sau necinstit, sau de încălcare a politicilor corporative Dzokden.

5 – Confidențialitate

Dzokden încurajează Personalul care raportează presupuse conduite frauduloase sau necinstite, sau încălcarea politicilor corporative Dzokden, să se identifice atunci când întocmește un raport, pentru a facilita investigația care urmează a fi făcută. Totuși formularele pot fi trimise și în mod anonim prin completarea unui formular (accesibil prin LINK pe site-ul nostru web sau prin centrul de resurse EAP). Deși Dzokden se va strădui să păstreze confidențialitatea, e necesar ca organizația să dezvăluie anumite informații pentru a se efectua o investigație amănunțită. Toate persoanele implicate în investigarea sau tratarea reclamațiilor vor respecta confidențialitatea procesului cât mai mult posibil, pentru a respecta toate legile aplicabile și pentru a coopera cu autoritățile pentru aplicarea legii.

6 – Rolul responsabilului de conformitate; Gestionarea încălcărilor raportate

Responsabilul de conformitate poate fi un membru al consiliului de administrație, un manager sau o parte externă desemnată să gestioneze reclamațiile. Această persoană va accepta imediat plângerea și va iniția o investigație ulterioară.

Responsabilul de conformitate: [Scott Grimes]

Toate aspectele relevante, inclusiv cele suspectate, dar nedovedite, vor fi revizuite și analizate, cu documentarea privind primirea, păstrarea, investigarea și tratarea plângerii.

O persoană care face obiectul unei plângeri în temeiul acestei Politici nu va fi prezentă și nu va participa la nici o deliberare sau votare cu privire la nici o problemă legată de o astfel de plângere. Cu toate acestea, Consiliul de Administrație poate solicita ca persoana respectivă să prezinte informații sau să răspundă la întrebări, înainte de deliberările sau votarea referitoare la această chestiune.

Responsabilul de conformitate va informa președintele și liderul spiritual ai organizației Dzokden cu privire la situația oricăror acuzații raportate, stadiul actual al investigației și rezultatul sau acțiunile corective luate după încheierea investigației.

Președintele va informa în mod regulat consiliul de administrație al Dzokden cu privire la stadiul fiecărei plângeri. În plus, el va furniza trezorierului Dzokden un raport trimestrial despre activitatea de conformitate legată de contabilitate sau de presupuse nereguli financiare.

Dzokden se angajează să se asigure că toate preocupările exprimate sunt abordate într-un mod corect și în timp util. Investigațiile pot justifica verificări făcute de către o persoană independentă, cum ar fi auditori și/sau avocați. Avertizorul va fi informat despre acțiunile care vor fi întreprinse, în măsura în care este posibil, și în conformitate cu orice limitări de confidențialitate sau intimitate. Dacă nu vor fi nici o altă acțiune sau investigație ulterioare, avertizorul va primi o explicație pentru decizia luată.

Ar trebui să se acorde o atenție rezonabilă în tratarea abaterilor sau a încălcărilor suspectate, pentru a evita:

• acuzații fără temei;
• notificarea prematură a persoanelor suspectate de abateri sau încălcări și/sau dezvăluirea unor presupuse abateri sau încălcări către alte persoane, care nu sunt implicate în investigație; și
• încălcări ale drepturilor unei persoane conform legii.

Datorită naturii importante, dar sensibile, a comportamentului necorespunzător sau a încălcărilor suspectate, este esențială o urmărire efectiv profesionistă. Liderii nu ar trebui, în nici o circumstanță, să efectueze singuri nici o investigație sau alte măsuri de urmărire. În consecință, un lider care e conștient de o conduită greșită sau de încălcări suspecte:

• nu trebuie să contacteze persoana suspectată, pentru a investiga în continuare chestiunea sau pentru a cere restituirea; şi
• nu ar trebui să discute cazul cu avocații, mass-media sau alte persoane decât cele descrise aici.

7 – Formare și conștientizare

Această politică va fi distribuită întregului personal care furnizează servicii substanțiale către Dzokden. Distribuirea în aceste scopuri poate include postarea acestei Politici pe site-ul Dzokden sau, pentru Personalul nou, prezentarea inclusiv a acestei Politică ca parte a procesului de integrare.

Adopted by the Dzokden Board of Directors
at its Meeting on 6 April, 2025.
* https://dzokden.org/code-of-conduct/​