Política de Protección al Denunciante Dzokden
1 – Introducción y Propósito
Esta Política de Protección al Denunciante Dzokden (“Política”) está diseñada para conminar y apoyar al Personal a reportar cualquier (a) actividad fraudulenta o deshonesta en el mal uso de los recursos de Dzokden, o (b) cualquier violación de las políticas Dzokden (por ejemplo, la violación al Código de Conducta Dzokden) pot parte del Personal, conforme a los procedimientos abajo descritos.
Esta Política aplica a muchos asuntos relacionados con Dzokden y no se relaciona a los actos privados e individuales no asociados con Dzokden. Esta Política tiene la intención de fortalecer pero no reemplazar cualquier ley estatal o federal que regule las denuncias aplicables a las organizaciones religiosas, caritativas y sin ánimo de lucro.
2 – Violaciones; Reportar de Buena Fe
Se anima al Personal a reportar actividades que, de buena fe, consideren que son fraudulentas o deshonestas p que violen las políticas corporativas de Dzokden (actuar como “denunciante”), algunos ejemplos incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:
- falsificación o alteración de documentos o materiales;
- alteración no autorizada o manipulación de archivos físicos o electrónicos;
- reportes financieros fraudulentos;
- buscar beneficio o ventaja en violación a la Política de Conflicto de Intereses de Dzokden;
- mal uso o apropiación indebida de los recursos de Dzokden, como fondos monetarios, materiales educativos, insumos u otros activos;
- autorizar o recibir compensación por bienes o servicios no realizados; y
- autorizar o recibir compensación por horas no laboradas.
3 – Protección ante Represalias
Va en contra de los valores de Dzokden cualquier acto de represalia contra todo individuo que exprese sus preocupaciones de buena fe dentro de Dzokden.
Cualquier individuo dentro de Dzokden que cometa represalias contra (a) un denunciante, o (b) un individuo que ha cooperado con la investigación de una conducta fraudulenta o deshonesta, o violación a las políticas corporativas de Dzokden, estará sujeto a actos disciplinarios, incluyendo pero no limitado a: el término de la relación laboral, puesto, oficina o posición de liderazgo o estatus de voluntariado.
Si un individuo considera que alguien que ha reportado una actividad sospechosa, fraudulenta o deshonesta o alguna violación de las políticas corporativas de Dzokden o que alguien que ha cooperado en la investigación de dichos actos está sufriendo de intimidación acoso, discriminación, represalias o cualquier otra consecuencia adversa relacionada a la relación laboral o de voluntariado, dicho individuo deberá contactar a la Oficina de Cumplimiento, o al individuo designado a dicho rol en Dzokden. Cualquier individuo que considere razonablemente que ha recibido represalias en violación a esta Política, puede seguir los mismos procedimientos para un denunciante que se enuncian en el Artículo 4 abajo mencionado.
4 – Proceso de Reporte
Un denunciante deberá reportar la conducta sospechosa de fraude o dehosnestidad o en violación de las políticas corporativas de Dzokden a su líder o supervisor o, en caso de ser voluntario, al miembro del equipo que coordina el trabajo del voluntariado, utilizando el Formato de Reporte del Denunciante que se adjunta en el Apéndice A (con el nombre de “Formato”). Si por cualquier razón, el denunciante tiene dificultad en reportar sus sospechas al líder o supervisor o miembro del equipo encargado de coordinar al voluntariado, entonces el denunciante puede reportar sus sospechas utilizando el Formato directamente ante el Oficial de Cumplimiento (compliance[at]dzokden.org). Los líderes (y los miembros encargados de supervisar al voluntariado) están requeridos a enviar todas las quejas por escrito, incluyendo los Formatos, a la Oficina de Cumplimiento, que se encarga de investigar todas las quejas. En el caso que el individuo prefiera, también puede entregar el Formato de manera directa al Presidente o Líder Espiritual, quien entonces discutirá el asunto con la Oficina de Cumplimiento.
Los denunciantes deben ser cautelosos y abstenerse de falsas acusaciones, que se definen como acusaciones hechas sin importar la falsedad o integridad del asunto. Realizar dichas acusaciones será sujeto de acciones disciplinarias por Dzokden, y/o reclamos legales por parte de los individuos acusados de los supuestos actos deshonestos o fraudulentos o conductas en violación a las políticas corporativas Dzokden.
5 – Confidencialidad
Dzokden anima al Personal que reporta la supuesta conducta deshonesta o fraudulenta o violación a las políticas corporativas de Dzokden a identificarse así mismos al realizar un reporte, con la finalidad de facilitar la investigación correspondiente. Sin embargo, los Formatos pueden realizarse de manera anónima al rellenar el Formato (accesible a través del ENLACE en nuestro sitio web o a través del PAI en el centro de recursos). Mientras que Dzokden hará todo lo posible por mantener la confidencialidad, es necesario desglosar cierta información para poder realizar un investigación exhaustiva. Todos los individuos envueltos en la investigación o en el manejo de las quejas deberán respetar la confidencialidad del proceso en la medida de lo posible, cumpliendo con las leyes correspondientes y en cooperación con las autoridades legales.
6 – El Papel del Oficial de Cumplimiento; Tratamiento de las infracciones notificadas
El Oficial de Cumplimiento puede ser parte de la mesa directiva, un oficial o un individuo externo designado a manejar las quejas. Este individuo recibirá las quejas e iniciará prontamente la investigación correspondiente..
Oficial de Cumplimiento [Scott Grimes]
Todos los asuntos relevantes, incluyendo los actos sospechosos pero no corroborados, serán revisados y analizados, con la documentación pertinente de recibo, retención, investigación y respuesta a la queja.
Un individuo sujeto a queja dentro de esta política no podrá estar presente o ser parte de las deliberaciones o votar en cualquier materia relacionada con dicha queja. Sin embargo, la Mesa Directiva podrá requererir que el individuo presente información o responda las preguntas previas a la deliberación y voto en la materia.
El Oficial de Cumplimiento reportará al Presidente de Dzokden y el Líder Espiritual acerca del estatus de cualquier reporte o denuncia, actualizaciones de la investigación y el resultado o acciones correctivas realizadas al concluir la investigación.
El Presidente reportará regularmente a la Mesa Directiva de Dzokden acerca del estatus de cada una de las quejas y proveerá adicionalmente un reporte de cumplimiento de actividad relacionado a contabilidad o de las acciones financieras impropias incurridas al Tesorero Dzokden.
Dzokden está comprometido a asegurar que todas las quejas sean revisadas de manera rápida y expedita. Las investigaciones pueden requerir investigaciones de terceros, tales como auditores y/o abogados y agentes externos. El denunciante será notificado acerca de las acciones que se tomen, en la manera de lo posible y tomando en cuenta las limitaciones de privacidad y confidencialidad. Si no se persigue acción o investigación alguna, el denunciante también recibirá la explicación de dicha decisión.
Las quejas deberán tomarse con delicadeza cuando se trate de conductas inapropiadas o violaciones, esto para prevenir:
- Quejas sin fundamento;
- notificación prematura a los individuos sospechosos de conducta inapropiada o violación es y/o desglose de las conductoras sospechosas o violaciones a terceros no envueltos en la investigación; y
- violaciones de los derechos individuales protegidos por la ley.
Debido a la importancia y delicadeza de las conductas inapropiadas sospechosas, el seguimiento efectivo y profesional es crítico. Los líderes no deben, bajo circunstancia alguna, realizar una investigación u otras acciones por su cuenta. De acuerdo a esto, el líder que tenga infromación de cualquier conducta sospechosa inapropiada o violación:
- No debe contactar a la persona sospechosa para investigar a fondo el asunto o demandar restitución; y
- No debe discutir el asunto con abogados, medios de comunicación o cualquier otra persona que los que aquí se describen.
7 – Entrenando y Generando Conciencia
Esta Política será distribuida a todo el Personal que provee algún tipo de servicio a Dzokden. La distribución de este documento a este propósito puede incluir publicar esta Política en el sitio web de Dzokden, o para el Personal de nuevo ingreso, incluir dicho documento como parte de su proceso de documentación.
Aprobado por la Mesa Directiva
en la junta [6 de Abril 2025].
* https://dzokden.org/code-of-conduct/