Richtlinie zu Interessenkonflikten bei Dzokden

1. RICHTLINIE

• Dzokden ist eine gemeinnützige Körperschaft nach kalifornischem Recht mit dem Status einer steuerbefreiten Wohltätigkeitsorganisation gemäß Abschnitt 501(c)(3) des US-Steuergesetzes (im Folgenden „die Organisation“).
• Die Organisation ist fest entschlossen, mit höchster Integrität und im Einklang mit dem Wortlaut und dem Geist des Gesetzes zu handeln. Sie erwartet von ihren Vorstandsmitgliedern, leitenden Personen, spirituellen Führungspersönlichkeiten, Mitarbeitenden und Freiwilligen, dass sie bei der Ausübung ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten hohe Standards ethischen Handelns – sowohl geschäftlich als auch persönlich – einhalten und Entscheidungen objektiv, ehrlich und fair treffen.
• Interessenkonflikte sind in der Regel Beziehungen oder Aktivitäten, die die gebotene Objektivität beeinträchtigen oder beeinträchtigen könnten oder dazu führen, dass persönliche Interessen mit den Interessen der Organisation oder ihrer gemeinnützigen Zielsetzung in Konflikt geraten – wie im Folgenden näher beschrieben. Als gemeinnützige und steuerbefreite Organisation unterliegt Dzokden ebenso wie seine Vorstandsmitglieder und leitenden Personen einer Vielzahl komplexer gesetzlicher Regelungen im Zusammenhang mit Interessenkonflikten.
• Der Vorstand der Organisation (im Folgenden „der Vorstand“) erkennt seine Verantwortung für die Verwaltung von Ressourcen, die gemeinnützigen Zwecken gewidmet sind, an. Um die Interessen der Organisation zu schützen und die Einhaltung der geltenden Gesetze zu gewährleisten, hat der Vorstand daher diese Richtlinie zu Interessenkonflikten (im Folgenden „die Richtlinie“) verabschiedet, insbesondere im Hinblick auf mögliche Transaktionen oder Vereinbarungen, bei denen ein Interessenkonflikt bestehen könnte.

2. GELTUNGSBEREICH

• Diese Richtlinie gilt für Vorstandsmitglieder, leitende Personen sowie andere interessierte Personen (wie unten definiert) der Organisation.
• Neben dieser Richtlinie können auch die Satzung der Organisation sowie weitere interne Richtlinien und Verfahren auf Situationen mit potenziellen Interessenkonflikten Anwendung finden.

3. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN UND GRUNDSÄTZE

• Interessierte Personen. Zu den interessierten Personen im Sinne dieser Richtlinie zählen die Mitglieder des Vorstands (Directors) und die leitenden Personen (Officers) der Organisation sowie – falls vorhanden – weitere Mitglieder von Ausschüssen, denen Entscheidungsbefugnisse durch den Vorstand übertragen wurden.
• Familienangehörige. Familienangehörige einer interessierten Person umfassen deren Ehepartner:in, Schwiegereltern, Vorfahren, Geschwister (Voll- oder Halbgeschwister), Kinder (leiblich oder adoptiert), Enkelkinder, Urenkelkinder sowie die Ehepartner:innen der Geschwister, Kinder, Enkel- und Urenkelkinder.
• Interessenkonflikte. Obwohl es keine einheitliche Definition gibt, versteht man unter einem Interessenkonflikt im Allgemeinen eine Beziehung oder Tätigkeit, die tatsächlich oder potenziell – oder auch nur dem Anschein nach – die Fähigkeit einer interessierten Person beeinträchtigt oder beeinträchtigen könnte, objektiv zu handeln oder Entscheidungen unparteiisch im besten Interesse der Organisation und ihrer gemeinnützigen Zielsetzung zu treffen. Ein Interessenkonflikt kann sich aus persönlichen Interessen, Beziehungen oder finanziellen Verbindungen der interessierten Person ergeben. Er kann auch indirekt entstehen, zum Beispiel durch einen Familienangehörigen der interessierten Person
• Beispiele. Im Folgenden werden beispielhaft Situationen genannt, die als Interessenkonflikte gelten können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
• Konflikte mit der Organisation: Ein Interessenkonflikt zwischen einer interessierten Person und der Organisation kann unter anderem in folgenden Fällen bestehen:
  • Vergütung. Eine Vergütungsvereinbarung mit der Organisation oder mit einer Einrichtung oder Einzelperson, mit der die Organisation in einer geschäftlichen Beziehung steht.
  • Finanzielle Interessen. Eine Eigentumsbeteiligung oder ein Investitionsinteresse einer interessierten Person an einer Einrichtung, mit der die Organisation eine geschäftliche Beziehung unterhält.
  • Nutzung von Ressourcen. Die Nutzung von Ressourcen der Organisation für persönliche Zwecke der interessierten Person oder ihrer Familienangehörigen.
  • Konkurrenztätigkeit. Eine direkte oder indirekte Wettbewerbssituation, bei der eine interessierte Person mit der Organisation im Kauf oder Verkauf von Eigentum, Rechten, Interessen oder Dienstleistungen konkurriert oder – in bestimmten Fällen – um dieselben Spender:innen oder externen Ressourcen wirbt..
  • Unternehmensbezogene Chancen. Interessierte Personen haben die Pflicht, keine unternehmensbezogenen Chancen zum eigenen Vorteil zu nutzen, wenn diese nach vernünftigem Ermessen der Organisation zustehen. Allgemein versteht man unter einer „unternehmensbezogenen Chance” jede geschäftliche Gelegenheit, die einer interessierten Person unter Bedingungen präsentiert wird, bei denen auch die Organisation ein Interesse oder einen berechtigten Anspruch daran hätte – oder bei der es unfair oder unethisch wäre, sie selbst zu nutzen.
• Konflikte mit Dritten: Ein Interessenkonflikt kann auch im Zusammenhang mit Vereinbarungen zwischen der Organisation und Dritten entstehen, z. B.:
  • Wenn die Organisation vorschlägt, ein Familienmitglied einer interessierten Person in ihre Bildungsprogramme aufzunehmen.
  • Wenn die Organisation vorschlägt, ein Unternehmen zu beauftragen, an dem eine interessierte Person beteiligt ist..

4. VERFAHREN ZUR OFFENLEGUNG VON INTERESSENKONFLIKTEN

• Offenlegung.Die vorrangige Verpflichtung jeder interessierten Person, die in eine Situation mit potenziellem Interessenkonflikt involviert sein könnte, besteht darin, diese dem in dieser Richtlinie benannten Personenkreis mitzuteilen, damit der potenzielle Konflikt geprüft und angemessen behandelt werden kann. Eine beteiligte Person darf nicht selbstständig darüber entscheiden, ob ein Interessenkonflikt vorliegt.
• Pflicht zur Selbstoffenlegung.
  • Erforderliche Offenlegung. Eine interessierte Person ist verpflichtet, zu jedem Zeitpunkt, an dem ein tatsächlicher oder möglicher Interessenkonflikt entsteht, eine angemessene Offenlegung aller wesentlichen Fakten – einschließlich einer finanziellen Beteiligung – vorzunehmen. Diese Verpflichtung gilt auch dann, wenn die interessierte Person nicht an der Vorstandssitzung oder eines vom Vorstand beauftragten Ausschusses (nachstehend „Ausschuss“) teilnimmt, bei der über die betreffende Angelegenheit entschieden wird.
  • Form der Offenlegung. Je nach Situation erfolgt die Offenlegung gegenüber der/dem Vorsitzenden des Vorstands der Organisation (oder einer entsprechenden leitenden Person), oder – falls der potenzielle Interessenkonflikt im Rahmen einer Vorstandssitzung oder eines Ausschusses auftritt – gegenüber dem gesamten Vorstand oder den Ausschussmitgliedern, die über das betreffende Geschäft oder die Maßnahme beraten.
  • Jährliche Erklärungen. Jede interessierte Person ist verpflichtet, jährlich das beigefügte Formular zur Offenlegung von Interessenkonflikten zu unterzeichnen. Diese jährliche Erklärung entbindet jedoch nicht von der Pflicht, auch unterjährig jede neue Situation mit einem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt umgehend offenzulegen.
• Offenlegung von Konflikten anderer Personen. Falls eine interessierte Person Kenntnis von einem potenziellen Fall von Eigengeschäften, Doppelfunktionen oder einem sonstigen Interessenkonflikt einer anderen interessierten Person erhält, ist sie verpflichtet, dies umgehend im Einklang mit den oben genannten Verfahren zu melden.

5. VERFAHREN ZUR BEILEGUNG VON KONFLIKTEN

• Bewertung potenzieller Konflikte.
  • Nach Offenlegung aller wesentlichen Fakten und etwaiger Folgediskussionen mit der interessierten Person, die einen potenziellen Interessenkonflikt hat, wird vom Vorstand oder dem zuständigen Ausschuss entschieden, ob ein wesentlicher finanzieller Vorteil, eine Selbstbegünstigungs-Transaktion oder eine andere Art eines tatsächlichen Konflikts vorliegt.
  • Wenn der potenzielle Konflikt erstmals während einer Vorstand- oder Ausschusssitzung offen gelegt wird, bei der die interessierte Person mit dem potenziellen Konflikt anwesend ist, muss diese die Sitzung verlassen, während entschieden wird, ob ein Interessenkonflikt vorliegt und darüber diskutiert und abgestimmt wird, oder die Angelegenheit an den Ausschuss zur weiteren Prüfung verwiesen wird. Wenn die Offenlegung außerhalb des Kontextes einer Sitzung erfolgt, wird die Entscheidung, ob ein Konflikt vorliegt, an den Vorstand oder den zuständigen Ausschuss weitergeleitet, der darüber entscheidet.
  • In beiden Fällen wird die/der Entscheidungsträger:in die von der interessierten Person gemachten Offenlegungen bewerten und im Einzelfall entscheiden, ob die offengelegten Aktivitäten einen tatsächlichen Interessenkonflikt darstellen.
  • Faktoren, die die/der Entscheidungsträger:in bei der Feststellung, ob ein tatsächlicher Konflikt vorliegt, berücksichtigen kann, sind: (i) die Nähe der interessierten Person zur Entscheidungsbefugnis der anderen in die Transaktion betroffenen Entität, (ii) ob die Höhe des finanziellen Interesses oder der Investition vernachlässigbar ist und (iii) inwieweit die interessierte Person persönlich von der Genehmigung einer bestimmten Transaktion profitieren könnte.
  • Wenn festgestellt wird, dass ein tatsächlicher Interessenkonflikt besteht, müssen die nachfolgend beschriebenen Verfahren eingehalten werden. Falls die Angelegenheit auch eine „Selbstbegünstigungs“-Transaktion (wie unten beschrieben) umfasst, kann die Transaktion oder Angelegenheit nur genehmigt werden, wenn die zusätzlichen erforderlichen Verfahren befolgt wurden.
  • Der Vorstand oder Ausschuss kann eine geeignete Maßnahme zum Schutz der Interessen der Organisation empfehlen, wenn ein tatsächlicher Interessenkonflikt festgestellt wird.
• Behandlung von Interessenkonflikten. Vor der Abstimmung über einen Vertrag, eine Transaktion oder eine Angelegenheit, bei der ein tatsächlicher Interessenkonflikt festgestellt wurde, muss der Vorstand oder Ausschuss die folgenden Verfahren befolgen:
  • Die interessierte Person kann eine Präsentation bei der Vorstands- oder Ausschusssitzung halten, bei der die Transaktion geprüft wird. Nach der Präsentation muss sie jedoch den Raum verlassen, bevor die Diskussion und die Abstimmung über die Transaktion oder Vereinbarung mit dem Interessenkonflikt erfolgen.
  • Die/Der Vorsitzende des Vorstands oder Ausschusses kann, wenn es unter den besonderen Umständen für angemessen gehalten wird, eine unparteiische Person oder einen Ausschuss mit der Untersuchung von Alternativen zur vorgeschlagenen Transaktion oder Vereinbarung beauftragen.
  • Nach Durchführung der erforderlichen Sorgfaltspflicht unter den gegebenen Umständen muss der Vorstand oder Ausschuss entscheiden, ob die Organisation mit zumutbarem Aufwand eine vorteilhaftere Transaktion oder Vereinbarung von einer Person oder Entität erhalten kann, die keinen Interessenkonflikt erzeugt.
  • Wenn der Vorstand oder Ausschuss entscheidet, dass unter den gegebenen Umständen keine vorteilhaftere Transaktion oder Vereinbarung ohne Interessenkonflikt erreichbar ist, wird der Vorstand oder Ausschuss entscheiden, ob die Transaktion oder Vereinbarung im besten Interesse der Organisation und zu deren Nutzen liegt und ob sie fair und angemessen für die Organisation ist. Anschließend wird entschieden, ob die Transaktion oder Vereinbarung basierend auf diesen Kriterien durchgeführt werden soll.
• Genehmigungsgrenze für Transaktionen ohne Selbstbegünstigung. Eine Transaktion, die einen tatsächlichen Interessenkonflikt betrifft, aber keine Selbstbegünstigungs-Transaktion ist, muss vorab mit einer Mehrheit der nicht betroffenen Vorstands- oder Ausschussmitglieder, die bei einer Sitzung mit Beschlussfähigkeit anwesend sind, genehmigt werden.
• Behandlung von Selbstbegünstigungs-Transaktionen. Für eine Transaktion mit Interessenkonflikt, die als Selbstbegünstigungs-Transaktion gilt, gelten zusätzlich zu den Anforderungen für Transaktionen mit Interessenkonflikten die folgenden Verfahren:
  • „Selbstbegünstigungs”-Transaktionen. Abschnitt 5233 des kalifornischen Gesellschaftsgesetzes verlangt, dass bestimmte Verfahren eingehalten werden, damit der Vorstand eine Transaktion mit „Selbstbegünstigung“ genehmigen kann. Selbstbegünstigung wird allgemein als eine Transaktion definiert, bei der ein Vorstandsmitglied ein wesentliches finanzielles Interesse hat (ein „interessiertes Vorstandsmitglied“).
  • Genehmigung von Selbstbegünstigungs-Transaktionen. Eine Selbstbegünstigungs-Transaktion kann nur genehmigt werden, (1) wenn sie vorab mit einer Mehrheit der derzeit im Amt befindlichen Vorstandsmitgliedern genehmigt wird, ohne die Stimme des interessierten Vorstandsmitglieds zu zählen, und mit Kenntnis der wesentlichen Fakten der Transaktion und des Interesses des interessierten Vorstandsmitglieds; (2) wenn der Vorstand vor der Genehmigung oder Autorisierung der Transaktion in redlicher Absicht und nach angemessener Untersuchung unter den gegebenen Umständen festgestellt hat, dass die Organisation mit vertretbarem Aufwand keine vorteilhaftere Vereinbarung unter den gegebenen Umständen erhalten kann und dass die Transaktion oder Vereinbarung im besten Interesse der Organisation und zu deren Nutzen ist und fair und angemessen für die Organisation ist; und (3) wenn der vollständige Vorstand, und nicht ein Ausschuss des Vorstands, darüber entscheidet, es sei denn, es ist unter Abschnitt 5233 des kalifornischen Gesellschaftsgesetzes in begrenztem Umfang gestattet.
  • Ausnahmen. Von den Genehmigungsanforderungen des Abschnitts 5233 des kalifornischen Gesellschaftsgesetzes sind die folgenden Ausnahmen betroffen: (i) die Genehmigung einer Maßnahme zur Festlegung der Vergütung eines Vorstandsmitglieds als Vorstandsmitglied oder leitende Person; (ii) die Genehmigung eines gemeinnützigen Programms nach Treu und Glauben und ohne ungerechtfertigte Begünstigung, bei dem ein Vorstandsmitglied oder dessen Familienangehörige zu den vorgesehenen Begünstigten zählen; und (iii) eine Transaktion, von der das interessierte Vorstandsmitglied keine Kenntnis hatte und bei der der Betrag den kleineren der folgenden Beträge nicht überschreitet: ein Prozent des Bruttoeinkommens der Gesellschaft im vorangegangenen Geschäftsjahr oder 100.000 USD.
• Überschneidende Vorstandsmitgliedspositionen. Transaktionen zwischen der Organisation und einer anderen Entität mit sich überschneidenden Vorstandsmitgliedern können zulässig sein, wenn alle wesentlichen Fakten über die Transaktion und die relevanten Vorstandsmitgliedspositionen den jeweiligen Vorständen bekannt sind und die Angelegenheiten in gutem Glauben mit einer ausreichenden Mehrheit der Stimmen genehmigt werden, ohne die Stimme des/der gemeinsamen Vorstandsmitglieds/Vorstandsmitglieder zu zählen. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Vertrag oder die Transaktion zum Zeitpunkt der Genehmigung gerecht und angemessen für die Organisation ist. Solche Transaktionen sind keine Selbstbegünstigungs-Transaktionen.

6. PROTOKOLLIERUNG UND VERSTÖSSE

• Protokolle. Die Sitzungsprotokolle des Vorstands oder des zuständigen Ausschusses, der zur Prüfung einer unter diese Richtlinie fallenden Transaktion einberufen wurde, müssen Folgendes enthalten:
  • die Namen der interessierten Personen, die einen finanziellen oder sonstigen Interessenskonflikt offengelegt haben oder bei denen ein solcher festgestellt wurde,
  • die Art des finanziellen oder sonstigen Interesses,
  • etwaige Maßnahmen zur Feststellung, ob ein Interessenskonflikt vorliegt,
  • die Namen der an der Diskussion beteiligten Personen sowie deren jeweiliges Abstimmungsverhalten,
  • die Entscheidung des Vorstands bzw. des Ausschusses darüber, ob tatsächlich ein Interessenskonflikt besteht, und
  • eine Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte der Diskussion, einschließlich etwaig geprüfter Alternativen zur vorgeschlagenen Transaktion oder Vereinbarung.
• Verstöße. Ein Verstoß gegen diese Richtlinie kann schwerwiegende nachteilige Folgen nach geltendem Recht für die Organisation sowie für die beteiligten Personen haben. Interessierte Personen, die gegen diese Richtlinie verstoßen, können disziplinarischen Maßnahmen unterworfen werden, bis hin zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.