Dzokden setzt sich für ein harmonisches, bereicherndes und sicheres Umfeld für alle Personen ein, die an seinen gemeinnützigen, bildungsbezogenen und religiösen Aktivitäten beteiligt sind – wie im Dzokden-Verhaltenskodex beschrieben. Dies gilt für alle Mitarbeitenden, Vorstandsmitglieder, amtierende Funktionsträger:innen, Führungskräfte, Berater:innen und freiwillig Tätigen bei Dzokden (zusammenfassend als „Mitarbeitende“ bezeichnet). Dzokden erwartet von diesen Mitarbeitenden höchste Standards persönlichen und beruflichen Verhaltens und stellt sicher, dass ihre Tätigkeit mit Integrität sowie unter Einhaltung aller einschlägigen Gesetze und Vorschriften ausgeübt wird.

1 – Einführung und Zweck

Diese Dzokden-Richtlinie zum Schutz bei Meldung von Fehlverhalten („Richtlinie”) dient dazu, die Mitarbeitenden zu ermutigen und darin zu bestärken, den begründeten Verdacht auf (a) betrügerische oder unredliche Verwendung bzw. missbräuchliche Nutzung von Ressourcen von Dzokden oder (b) Verstöße gegen bestehende Richtlinien von Dzokden (z. B. den Dzokden-Verhaltenskodex) gemäß den unten beschriebenen Verfahren zu melden.

Diese Richtlinie gilt für alle Angelegenheiten mit Bezug zu Dzokden und findet keine Anwendung auf private Handlungen Einzelner, die in keinem Zusammenhang mit Dzokden stehen. Diese Richtlinie soll bestehende bundes- oder einzelstaatliche Regelungen zum Schutz von Hinweisgeber:innen, die für gemeinnützige, wohltätige oder religiöse Organisationen gelten, ergänzen – nicht ersetzen.

2 – Verstöße; Meldung nach bestem Wissen und Gewissen

Mitarbeitende werden ermutigt, Aktivitäten zu melden, von denen sie nach bestem Wissen und Gewissen glauben, dass es sich um betrügerisches oder unehrliches Verhalten oder um einen Verstoß gegen die internen Richtlinien von Dzokden handelt (d. h. als sogenannte „Hinweisgeber:innen“ zu handeln). Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Fälschung oder Veränderung von Dokumenten oder Materialien;
• unbefugte Änderung oder Manipulation von digitalen oder physischen Dateien;
• betrügerische Finanzberichterstattung;
• das Erlangen von Vorteilen oder Begünstigungen im Widerspruch zur Interessenkonfliktrichtlinie von Dzokden;
• Unterschlagung oder missbräuchliche Nutzung von Ressourcen Dzokdens, wie z. B. Geldmitteln, Schulungsmaterialien, Ausstattungen oder anderen Vermögenswerten;
• Genehmigung oder Entgegennahme von Vergütungen für nicht erhaltene Waren oder nicht erbrachte Leistungen, sowie
• Genehmigung oder Entgegennahme von Vergütungen für nicht geleistete Arbeitsstunden.

3 – Schutz vor Repressalien

Es widerspricht den Werten von Dzokden, gegen Personen vorzugehen, die nach bestem Wissen und Gewissen innerhalb von Dzokden Bedenken äußern.

Jede Person innerhalb von Dzokden, die (a) gegen eine:n Hinweisgeber:in oder (b) gegen eine Person, die bei der Untersuchung eines vermuteten betrügerischen oder unehrlichen Verhaltens oder eines Verstoßes gegen die internen Richtlinien von Dzokden mitgewirkt hat, Vergeltungsmaßnahmen ergreift, muss mit disziplinarischen Konsequenzen rechnen. Diese können unter anderem die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, der Funktion als Führungskraft oder ehrenamtlicher Tätigkeit umfassen.

Wenn jemand den Eindruck hat, dass eine Person, die einen solchen Verdacht gemeldet oder an einer entsprechenden Untersuchung mitgewirkt hat, Einschüchterung, Belästigung, Diskriminierung, Repressalien oder sonstige nachteilige Folgen im Arbeits- oder Freiwilligenkontext erfährt, sollte er oder sie sich an die Ansprechperson für Hinweisgeber:innen oder an eine von Dzokden entsprechend benannte Person wenden. Wer begründet davon ausgeht, dass er oder sie in Verletzung dieser Richtlinie Repressalien erfahren hat, soll das gleiche Meldeverfahren wie Hinweisgeber:innen gemäß Abschnitt 4 dieser Richtlinie nutzen.

4 – Meldeverfahren

Ein:e Hinweisgeber:in sollte vermutetes betrügerisches oder unehrliches Verhalten oder einen Verstoß gegen die internen Richtlinien von Dzokden der jeweiligen Führungskraft oder Vorgesetzten melden. Bei Freiwilligen erfolgt die Meldung an die für die jeweilige Tätigkeit zuständige Ansprechperson im Team. Die Meldung sollte mithilfe des in Anhang A beigefügten Hinweisgeber:innen-Formulars (das „Formular“) erfolgen. Sollte es dem/der Hinweisgeber:in aus irgendeinem Grund schwerfallen, sich an eine Führungskraft, Vorgesetzte oder zuständige Ansprechperson für Freiwillige zu wenden, kann das Formular auch direkt an die Ansprechperson für Hinweisgeber:innen übermittelt werden (compliance[at]dzokden.org). Führungskräfte (sowie Mitarbeitende, die Freiwillige betreuen) sind verpflichtet, sämtliche Meldungen – einschließlich ausgefüllter Formulare – schriftlich an die Ansprechperson für Hinweisgeber:innen weiterzuleiten. Diese:r ist verantwortlich für die Untersuchung aller eingehenden Hinweise. In Fällen, in denen es bevorzugt wird, kann das Formular auch direkt bei der/beim Präsidentin/Präsidenten von Dzokden oder der Spirituellen Leitung eingereicht werden. Diese besprechen den Fall anschließend mit der Ansprechperson für Hinweisgeber:innen.

Hinweisgeber:innen sind angehalten, keine haltlosen Beschuldigungen zu erheben – das heißt, keine Anschuldigungen, die in leichtfertiger Weise ohne Rücksicht auf deren Wahrheitsgehalt geäußert werden. Personen, die solche Anschuldigungen erheben, müssen mit disziplinarischen Konsequenzen durch Dzokden und/oder rechtlichen Schritten durch die betroffenen Personen rechnen.

5 – Vertraulichkeit

Dzokden ermutigt Mitarbeitende, die vermutetes betrügerisches oder unehrliches Verhalten oder einen Verstoß gegen interne Richtlinien melden, dazu, sich bei der Abgabe einer Meldung namentlich zu identifizieren, um eine effektive Untersuchung zu ermöglichen. Es ist jedoch auch möglich, das Formular anonym einzureichen, beim Ausfüllen auf der Webseite (LINK) oder in unserem EAP-Lerncenter-Kurs. Dzokden wird sich bemühen, die Vertraulichkeit der Meldung zu wahren. Um jedoch eine gründliche Untersuchung durchführen zu können, kann es erforderlich sein, bestimmte Informationen offenzulegen. Alle an der Untersuchung oder Bearbeitung von Beschwerden beteiligten Personen verpflichten sich, die Vertraulichkeit des Verfahrens im größtmöglichen Umfang zu achten, alle geltenden gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und mit den zuständigen Strafverfolgungsbehörden zu kooperieren..

6 – Rolle der Ansprechperson für Hinweisgeber:innen; Umgang mit gemeldeten Verstößen

Die Ansprechperson für Hinweisgeber:innen kann ein Vorstandsmitglied, eine andere Führungsperson oder eine externe, mit der Bearbeitung von Beschwerden betraute Person sein. Diese Person wird die Beschwerde zeitnah bestätigen und eine Untersuchung einleiten.

Ansprechperson für Hinweisgeber:innen: [Scott Grimes]

Alle relevanten Angelegenheiten – auch solche, bei denen ein Verdacht besteht, der sich jedoch (noch) nicht bestätigt hat – werden geprüft und analysiert. Dabei wird die Beschwerde in allen Phasen dokumentiert: vom Eingang über die Aufbewahrung und Untersuchung bis hin zur Bearbeitung.

Eine von der Beschwerde betroffene Person darf weder an Beratungen noch an Abstimmungen zu dieser Angelegenheit teilnehmen. Der Vorstand kann jedoch die betreffende Person bitten, vor den Beratungen oder der Abstimmung Informationen bereitzustellen oder Fragen zu beantworten.

Die Ansprechperson für Hinweisgeber:innen informiert die /den Präsidentin/Präsidenten von Dzokden sowie die spirituelle Leitung über den Stand eingegangener Meldungen, den Fortschritt der jeweiligen Untersuchung sowie über das Ergebnis bzw. die ergriffenen Korrekturmaßnahmen nach Abschluss der Untersuchung.

Die/der Präsident:in wird den Vorstand von Dzokden regelmäßig über den Stand jeder Beschwerde informieren und darüber hinaus der/dem Kassier:in von Dzokden vierteljährlich einen Bericht über Kontrollaktivitäten im Zusammenhang mit Buchhaltung oder mutmaßlichen finanziellen Unregelmäßigkeiten vorlegen.

Dzokden ist bestrebt, sicherzustellen, dass alle Anliegen fair und zeitnah behandelt werden. Ermittlungen können eine Prüfung durch eine unabhängige Person erfordern, wie z. B. durch Wirtschaftsprüfer:innen und/oder Jurist:innen. Die hinweisgebende Person wird – soweit zumutbar und im Einklang mit etwaigen Datenschutz- oder Vertraulichkeitsanforderungen – darüber informiert, welche Maßnahmen ergriffen werden. Falls keine weiteren Schritte oder Ermittlungen erfolgen, wird der hinweisgebenden Person eine Begründung für diese Entscheidung mitgeteilt.

Bei der Behandlung von Verdachtsfällen auf Fehlverhalten oder Regelverstöße ist mit der gebotenen Sorgfalt vorzugehen, um Folgendes zu vermeiden:

• unbegründete Anschuldigungen;
• verfrühte Informationen an verdächtigte Personen oder die Weitergabe des Verdachts an nicht in die Untersuchung involvierte Personen sowie
• Verletzungen gesetzlich geschützter Rechte der betroffenen Personen.

​​Aufgrund der wichtigen, zugleich aber sensiblen Natur von vermutetem Fehlverhalten oder Regelverstößen ist eine professionelle und wirksame Nachverfolgung entscheidend. Führungskräfte dürfen unter keinen Umständen eigenständig Ermittlungen oder andere Nachforschungen durchführen. Eine Führungskraft, die von einem vermuteten Fehlverhalten oder Verstoß erfährt:

• sollte die verdächtigte Person nicht kontaktieren, um weitere Informationen einzuholen oder Wiedergutmachung zu fordern, und
• sollte den Fall nicht mit Anwält:innen, Medienvertreter:innen oder anderen Personen besprechen – außer in dem hier beschriebenen Rahmen.

7 – Schulung und Sensibilisierung

Diese Richtlinie wird allen Personen zur Verfügung gestellt, die wesentliche Leistungen für Dzokden erbringen. Die Verteilung kann zu diesem Zweck unter anderem durch die Veröffentlichung auf der Website von Dzokden oder – für neue Mitarbeitende – im Rahmen des Onboarding-Prozesses erfolgen.

Verabschiedet vom Vorstand von Dzokden
in seiner Sitzung am 6. April 2025.