Dzokden s’engage à favoriser un environnement harmonieux, enrichissant et sûr pour toutes les personnes impliquées dans ses activités caritatives, éducatives et religieuses, comme le stipule notre « Code de conduite Dzokden ». Cet engagement s’étend à l’ensemble du personnel, des membres du conseil d’administration, des dirigeants, des consultants et des bénévoles de Dzokden (collectivement dénommés « Personnel »). Dzokden attend de son personnel qu’il respecte les normes les plus élevées en matière de conduite personnelle et professionnelle, en garantissant l’intégrité et le respect de toutes les lois et réglementations applicables dans l’exercice de ses fonctions.

1 – Introduction et objectif

La présente politique de protection des lanceurs d’alerte de Dzokden (ci-après dénommée « Politique ») a pour objectif d’encourager et de soutenir le Personnel à signaler tout soupçon (a) d’utilisation frauduleuse ou malhonnête ou d’abus des ressources de Dzokden, ou (b) de violation de toute politique adoptée par Dzokden (par exemple, le Code de conduite de Dzokden) par le Personnel, conformément aux procédures ci-dessous.

La présente Politique s’applique à toute question liée à Dzokden et ne concerne pas les actes privés d’une personne sans lien avec Dzokden. La présente Politique vise à compléter, mais non à remplacer, les lois étatiques et fédérales applicables en matière de dénonciation applicables aux organisations à but non lucratif, caritatives et religieuses.

2 – Violations ; signalement de bonne foi

Les membres du personnel sont encouragés à signaler toute activité qu’ils estiment, en toute bonne foi, constituer un comportement frauduleux ou malhonnête ou une violation des politiques d’entreprise de Dzokden (c’est-à-dire à agir en tant que « lanceur d’alerte »). Voici quelques exemples, sans que cette liste soit exhaustive :

• falsification ou altération de documents ou de supports ;
• modification ou manipulation non autorisée de fichiers informatiques ou physiques ;
• rapports financiers frauduleux ;
• recherche d’un avantage ou d’un bénéfice en violation de la politique de Dzokden en matière de conflits d’intérêts ;
• détournement ou utilisation abusive des ressources de Dzokden, telles que les fonds, le matériel éducatif, les fournitures ou d’autres actifs ;
• autorisation ou réception d’une compensation pour des biens non reçus ou des services non fournis ; et
• autorisation ou réception d’une compensation pour des heures non travaillées.

3 – Protection contre les représailles

Il est contraire aux valeurs de Dzokden d’exercer des représailles à l’encontre de toute personne qui exprime de bonne foi ses préoccupations au sein de Dzokden.

Toute personne au sein de Dzokden qui exerce des représailles à l’encontre (a) d’un lanceur d’alerte, ou (b) d’une personne ayant coopéré à l’enquête sur un comportement frauduleux ou malhonnête présumé ou une violation des politiques d’entreprise de Dzokden est passible de sanctions disciplinaires, y compris, mais sans s’y limiter, le licenciement, la révocation de ses fonctions, de son poste de dirigeant ou de responsable, ou la perte de son statut de bénévole.

Si une personne estime qu’une personne qui a signalé un comportement frauduleux ou malhonnête présumé ou une violation des politiques d’entreprise de Dzokden, ou qui a coopéré à l’enquête sur un tel comportement, fait l’objet d’intimidation, de harcèlement, de discrimination, de représailles ou d’autres conséquences négatives liées à son emploi ou à son statut de bénévole, elle doit contacter le responsable de la conformité ou la personne désignée par Dzokden pour remplir une fonction similaire. Toute personne qui estime raisonnablement avoir fait l’objet de représailles en violation de la présente politique doit suivre les mêmes procédures que celles prévues pour les lanceurs d’alerte à l’article 4 ci-dessous.

4 – Processus de signalement

Un lanceur d’alerte doit signaler tout comportement frauduleux ou malhonnête présumé ou toute violation des politiques d’entreprise de Dzokden à son responsable ou à son supérieur hiérarchique ou, s’il s’agit d’un bénévole, au membre du personnel qui soutient le travail de ce bénévole, à l’aide du formulaire de signalement joint en annexe A (le « Formulaire »). Si, pour quelque raison que ce soit, le lanceur d’alerte estime difficile de signaler ses préoccupations à un responsable, à un supérieur hiérarchique ou à un membre du personnel chargé de soutenir le travail du bénévole, il peut signaler ses préoccupations à l’aide du formulaire directement au responsable de la conformité (compliance[at]dzokden.org). Les responsables (et les membres du personnel supervisant le travail d’un bénévole) sont tenus de transmettre par écrit toute préoccupation, y compris les formulaires, au responsable de la conformité, qui est chargé d’enquêter sur toutes les plaintes. Si une personne le préfère, elle peut également remplir le formulaire et le remettre directement au président ou au responsable spirituel de Dzokden, qui discutera ensuite de la question avec le responsable de la conformité.

Les lanceurs d’alerte doivent veiller à éviter toute allégation sans fondement, définie comme une allégation faite avec une insouciance téméraire quant à sa véracité ou sa fausseté. Le personnel qui fait de telles allégations peut faire l’objet de mesures disciplinaires de la part de Dzokden et/ou de poursuites judiciaires de la part des personnes accusées de conduite frauduleuse ou malhonnête ou de violation des politiques d’entreprise de Dzokden.

5 – Confidentialité

Dzokden encourage les membres du personnel qui signalent des comportements frauduleux ou malhonnêtes présumés ou des violations des politiques d’entreprise de Dzokden à s’identifier lorsqu’ils font un signalement afin de faciliter l’enquête qui s’ensuit. Toutefois, les formulaires peuvent être soumis de manière anonyme en remplissant un formulaire (accessible via le LIEN sur notre site web ou via le centre de ressources EAP). Bien que Dzokden s’efforce de préserver la confidentialité, il est nécessaire de divulguer certaines informations afin de mener une enquête approfondie. Toutes les personnes impliquées dans l’enquête ou le traitement des plaintes respecteront la confidentialité du processus dans toute la mesure du possible, se conformeront à toutes les lois applicables et coopéreront avec les autorités chargées de l’application de la loi.

6 – Rôle du responsable de la conformité ; traitement des violations signalées

Le responsable de la conformité peut être un membre du conseil d’administration, un dirigeant ou une partie externe désignée pour traiter les plaintes. Cette personne accusera réception de la plainte dans les plus brefs délais et ouvrira une enquête..

Responsable de la conformité : [Scott Grimes]

Toutes les questions pertinentes, y compris les soupçons non prouvés, seront examinées et analysées, et la réception, la conservation, l’enquête et le traitement de la plainte seront consignés.

Une personne faisant l’objet d’une plainte en vertu de la présente politique ne peut être présente ni participer à aucune délibération ou vote sur une question liée à cette plainte. Toutefois, le conseil d’administration peut demander à cette personne de présenter des informations ou de répondre à des questions avant les délibérations ou le vote sur la question.

Le responsable de la conformité informera le président et le chef spirituel de Dzokden de l’état d’avancement des allégations signalées, de l’état d’avancement de l’enquête et des résultats ou des mesures correctives prises à l’issue de l’enquête.

Le président informera régulièrement le conseil d’administration de Dzokden de l’état d’avancement de chaque plainte et fournira en outre un rapport trimestriel sur les activités de conformité liées à la comptabilité ou aux allégations d’irrégularités financières au trésorier de Dzokden.

Dzokden s’engage à veiller à ce que toutes les préoccupations soient traitées de manière équitable et en temps opportun. Les enquêtes peuvent nécessiter l’intervention d’une personne indépendante, telle qu’un auditeur et/ou un avocat. Le lanceur d’alerte sera informé des mesures qui seront prises, dans la mesure où cela est raisonnablement possible et compatible avec les restrictions en matière de confidentialité. Si aucune mesure ou enquête supplémentaire n’est prévue, une explication de la décision sera fournie au lanceur d’alerte.

Il convient de faire preuve de prudence dans le traitement des cas de suspicion de faute ou de violation afin d’éviter :

• les allégations sans fondement ;
• la notification prématurée des personnes soupçonnées de faute ou de violation et/ou la divulgation des soupçons de faute ou de violation à des personnes non impliquées dans l’enquête ; et
• les violations des droits d’une personne en vertu de la loi.

En raison de la nature importante et sensible des soupçons de fautes ou de violations, un suivi professionnel efficace est essentiel. Les dirigeants ne doivent en aucun cas mener eux-mêmes des enquêtes ou d’autres mesures de suivi. Par conséquent, un dirigeant qui a connaissance de soupçons de fautes ou de violations :

• ne doit pas contacter la personne soupçonnée pour enquêter plus avant sur l’affaire ou exiger une réparation ; et
• ne doit pas discuter de l’affaire avec des avocats, les médias ou toute autre personne autre que celles décrites dans le présent document.

7 – Formation et sensibilisation

La présente politique doit être distribuée à tous les membres du personnel qui fournissent des services importants à Dzokden. À cette fin, elle peut être publiée sur le site web de Dzokden ou, pour les nouveaux membres du personnel, incluse dans leur processus d’intégration.

Adopted by the Dzokden Board of Directors at its Meeting on 6 April 2025.
* https://dzokden.org/code-of-conduct/​