Dzokden si prizadeva za harmonično, bogato in varno okolje za vse posameznike, vključene v dobrodelne, izobraževalne in verske dejavnosti, kot je opisano v “Dzokdenovem kodeksu ravnanja”. Ta zaveza velja za vse osebje, člane upravnega odbora, uradnike, vodje, svetovalce in prostovoljce Dzokdena (skupaj imenovani “osebje”). Dzokden od tega osebja pričakuje, da bo pri opravljanju svojih nalog spoštovalo najvišje standarde osebnega in poklicnega ravnanja ter zagotavljalo integriteto in skladnost z vsemi ustreznimi zakoni in predpisi.

1 – Uvod in namen

Ta Dzokdenov Pravilnik o zaščiti prijaviteljev (“Pravilnik”) je namenjen spodbujanju in podpiranju osebja, da v skladu s spodaj navedenimi postopki prijavi vsak sum (a) goljufive ali nepoštene uporabe ali zlorabe sredstev Dzokdena ali (b) kršitve katere koli sprejete politike Dzokdena (npr. Dzokdenovega kodeksa ravnanja) s strani osebja.

Ta pravilnik velja za vse zadeve, ki so povezane z Dzokdenom, in se ne nanaša na zasebna dejanja posameznika, ki ni povezan z Dzokdenom. Ta pravilnik dopolnjuje, vendar ne nadomešča veljavnih državnih in zveznih zakonov, ki urejajo prijavljanje nepravilnosti, ki veljajo za neprofitne, dobrodelne in verske organizacije.

2 – Kršitve; prijavljanje v dobri veri

Osebje spodbujamo, da prijavi dejavnosti, za katere v dobri veri meni, da so goljufivo ali nepošteno ravnanje ali kršitev politik Dzokdena (tj. da nastopi kot “žvižgač”), pri čemer nekateri primeri vključujejo, vendar niso omejeni na naslednje:

• ponarejanje ali spreminjanje dokumentov ali gradiva;
• nepooblaščeno spreminjanje ali manipuliranje z računalniškimi ali fizičnimi datotekami;
• goljufivo računovodsko poročanje;
• zasledovanje koristi ali prednosti v nasprotju z Dzokdenovim pravilnikom o navzkrižju interesov;
• prilaščanje ali zloraba Dzokdenovih virov, na primer sredstev, izobraževalnih gradiv, zalog ali drugih sredstev;
• odobritev ali prejemanje nadomestila za blago, ki ni bilo prejeto, ali storitve, ki niso bile opravljene, in
• odobritev ali prejemanje nadomestila za neopravljene ure.

3 – Zaščita pred povračilnimi ukrepi

V nasprotju z vrednotami Dzokdena je maščevanje proti posamezniku, ki v dobri veri izrazi pomisleke znotraj Dzokena..

Vsak posameznik v Dzokdenu, ki se maščuje (a) prijavitelju ali (b) posamezniku, ki je sodeloval pri preiskavi suma goljufivega ali nepoštenega ravnanja ali kršitve pravil organizacije Dzokden, je kaznovan, kar med drugim vključuje prenehanje zaposlitve, vloge, položaja uradnika ali vodje ali statusa prostovoljca.

Če posameznik meni, da je nekdo, ki je prijavil sum goljufivega ali nepoštenega ravnanja ali kršitve pravilnikov Dzokdena ali ki je sodeloval pri preiskavi takih dejanj, žrtev ustrahovanja, nadlegovanja, diskriminacije, povračilnih ukrepov ali drugih negativnih posledic, povezanih z zaposlitvijo ali prostovoljstvom, se mora obrniti na pooblaščenca za skladnost ali osebo, ki jo Dzokden imenuje v podobno vlogo. Vsak posameznik, ki upravičeno meni, da je bil deležen povračilnih ukrepov v nasprotju s to politiko, mora ravnati po enakih postopkih za prijavitelja nepravilnosti, opisanih v členu 4 v nadaljevanju.

4 – Postopek prijave

Prijavitelj mora sum goljufivega ali nepoštenega ravnanja ali kršitve pravilnikov Dzokdena prijaviti svojemu vodji ali nadrejenemu ali, če gre za prostovoljca, članu osebja, ki podpira njegovo delo, z obrazcem za prijavo, ki je v Prilogi A (“obrazec”). Če je prijavitelju iz kakršnega koli razloga težko prijaviti svoje pomisleke vodji ali nadrejenemu ali članu osebja, ki podpira delo prostovoljca, lahko prijavitelj svoje pomisleke s pomočjo obrazca prijavi neposredno pooblaščencu za skladnost (compliance[at]dzokden.org). Vodje (in člani osebja, ki nadzorujejo delo prostovoljca) morajo vse pomisleke, vključno z obrazci, pisno posredovati pooblaščencu za skladnost, ki je odgovoren za preiskavo vseh pritožb. V primerih, ko posameznik želi, lahko obrazec vloži tudi neposredno pri predsedniku Dzokdena ali duhovnem voditelju, ki se nato o zadevah pogovori s pooblaščencem za skladnost.

Prijavitelji morajo biti previdni, da se izognejo neutemeljenim obtožbam, ki so opredeljene kot obtožbe, ki so bile izrečene z lahkomiselnim neupoštevanjem njihove resničnosti ali neresničnosti. Osebje, ki podaja takšne obtožbe, je lahko predmet disciplinskih ukrepov Dzokdena in/ali pravnih zahtevkov posameznikov, obtoženih domnevnega goljufivega ali nepoštenega ravnanja ali kršitve pravilnikov Dzokdena.

5 – Zaupnost

Dzokden spodbuja osebje, ki prijavi sum goljufivega ali nepoštenega ravnanja ali kršitve pravilnikov organizacije Dzokden, da se ob prijavi identificira in tako olajša preiskavo, ki sledi. Vendar se lahko obrazci predložijo anonimno, in sicer so dostopni prek povezave na naši spletni strani ali prek centra z materiali za EAP). Čeprav si bo Dzokden prizadeval ohraniti zaupnost, je za izvedbo temeljite preiskave treba razkriti nekatere informacije. Vsi posamezniki, ki sodelujejo pri preiskovanju ali obravnavanju pritožb, bodo v največji možni meri spoštovali zaupnost postopka, upoštevali vse veljavne zakone in sodelovali z organi pregona.

6 – Vloga pooblaščenca za skladnost; obravnava prijavljenih kršitev

Pooblaščenec za skladnost je lahko član upravnega odbora, uradnik ali zunanja oseba, imenovana za obravnavo pritožb. Ta oseba takoj potrdi prijavo in začne preiskavo.

Pooblaščenec za skladnost: [Scott Grimes]

Vse pomembne zadeve, vključno s sumljivimi, vendar nedokazanimi zadevami, bodo pregledane in analizirane z dokumentacijo o prejemu, hrambi, preiskavi in obravnavi pritožbe.

Posameznik, na katerega se nanaša pritožba v skladu s tem pravilnikom, ne sme biti navzoč pri nobenem posvetovanju ali glasovanju o kakršni koli zadevi, povezani s to pritožbo, niti ne sme sodelovati pri teh posvetovanjih ali glasovanju. Vendar lahko upravni odbor zahteva, da posameznik predloži informacije ali odgovori na vprašanja pred posvetovanjem ali glasovanjem o zadevi.

Pooblaščenec za skladnost bo predsednika Dzokdena in duhovnega vodjo obveščal o stanju vseh prijavljenih obtožb, trenutnem stanju preiskave in izidu ali korektivnih ukrepih, sprejetih ob zaključku preiskave.

Predsednik bo redno obveščal upravni odbor Dzokdena o stanju vsake pritožbe, poleg tega pa bo blagajniku Dzokdena predložil četrtletno poročilo o dejavnostih zagotavljanja skladnosti, povezanih z računovodskimi ali domnevnimi finančnimi nepravilnostmi.

Dzokden se zavezuje, da bo vse prijave obravnaval pravično in pravočasno. Preiskave lahko zahtevajo preiskavo neodvisne osebe, kot so revizorji in/ali odvetniki. Prijavitelj bo obveščen o tem, kakšni ukrepi bodo sprejeti, kolikor je to razumno mogoče in v skladu z morebitnimi omejitvami zasebnosti ali zaupnosti. Če nadaljnji ukrepi ali preiskava ne bodo sledili, bo prijavitelj prejel obrazložitev odločitve.

Pri obravnavi sumov nepravilnega ravnanja ali kršitev se je treba z razumno previdnostjo izogibati:

• neutemeljenim obtožbam;
• predčasnemu obveščanju oseb, osumljenih nepravilnega ravnanja ali kršitev, in/ali razkrivanju suma nepravilnega ravnanja ali kršitev drugim osebam, ki niso vključene v preiskavo, in
• kršitvam pravic oseb, ki izhajajo iz zakona.

Zaradi pomembne, a hkrati občutljive narave domnevne kršitve ali nepravilnega ravnanja je učinkovito strokovno spremljanje ključnega pomena. Vodje v nobenem primeru ne smejo sami izvajati nobenih preiskovalnih ali drugih nadaljnjih ukrepov. V skladu s tem vodja, ki izve za sume nepravilnega ravnanja ali kršitev:

• ne sme stopiti v stik z osumljeno osebo z namenom nadaljnje preiskave zadeve ali zahteve za povračilo; in
• o zadevi ne sme razpravljati z odvetniki, mediji ali drugimi osebami, razen kot je
  opisano v tem dokumentu.

7 – Usposabljanje in ozaveščanje

Ta pravilnik se razdeli vsemu osebju, ki za Dzokden opravlja pomembne storitve. Razpošiljanje v te namene lahko vključuje objavo tega pravilnika na Dzokdenovi spletni strani ali, za novo osebje, vključitev tega pravilnika kot del postopka uvajanja v delo.

Adopted by the Dzokden Board of Directors
at its Meeting on 6 April, 2025.
* https://dzokden.org/code-of-conduct/​