Política de Conflicto de Intereses de Dzokden

1. POLÍTICA

• Dzokden es una corporación sin fines de lucro para el beneficio público de California con estatus de exención de impuestos de una organización sin fines de lucro para el beneficio público Sección 501(c)(3) (la “Corporación”).
• La Corporación está firmemente comprometida a operar con la más alta integridad y en cumplimiento tanto de la letra como del espíritu de la ley. La Corporación exige a sus directores, oficiales, líderes espirituales, empleados, y voluntarios a observar lo más altos estándares de ética de negocios y personal en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades, y a tomar decisiones objetiva, honesta y equitativamente.
• Los conflictos de intereses generalmente son relaciones o actividades que interfieren o podrían interferir con tal objetividad o podrían causar que los intereses personales entrasen en conflicto con los intereses de la Corporación o con su misión benéfica, tal como se describe detalladamente más abajo. Como organización sin fines de lucro y exenta de impuestos, la Corporación y sus directores y funcionarios están sujetos a varias leyes complejas en relación con los conflictos de intereses.
• La Junta de Directores de la Corporación (el “Directorio”), reconociendo que se le confían recursos dedicados a propósitos benéficos, ha adoptado esta Política de Conflicto de Intereses (esta “Política”) para proteger los intereses de la Corporación y asegurar el cumplimiento de las leyes aplicables cuando la Corporación esté considerando participar en una operación o acuerdo que implica un conflicto de intereses.

2. ALCANCE

• Esta Política aplica a Directores, Funcionarios, y otras Personas Interesadas (definidas más abajo) de la Corporación.
• Adicionalmente a esta Política, el Estatuto de la Corporación y otras políticas y procedimientos pueden también aplicar a una situación de conflicto de intereses.

3. DEFINICIONES Y PRINCIPIOS

• Personas Interesadas. Los Directores y Funcionarios, y, si los hubiera, otros miembros de sus comisiones con poderes de gobierno delegados por el Directorio, son cada uno una “Persona Interesada” para los propósitos de esta Política.
• Miembro de la Familia. Miembros de la Familia de una Persona Interesada incluye a cónyuge, suegros, ancestros, hermanos, y hermanas (tanto hermanos de sangre como medio-hermanos), hijos (tanto naturales como adoptivos), nietos, bisnietos, y cónyuges de hermanos, hermanas, hijos, nietos y bisnietos.
• Conflictos de Intereses. Si bien no hay una definición universal única, el término “Conflicto de Intereses” es generalmente una relación o actividad que real o potencialmente -o que puede ser percibida o tiene la apariencia de- impedir o interferir con la habilidad de una Persona Interesada para actuar objetivamente o tomar decisiones imparcialmente para el bien mayor de la Corporación y su misión benéfica. Un Conflicto de Intereses puede surgir de los intereses personales de una Persona Interesada, de sus relaciones personales o de sus intereses financieros. Un Conflicto de Intereses puede surgir tanto directa o indirectamente, tal como a través de un Miembro de la Familia de una Persona Interesada.
• Ejemplos. Ejemplos de un Conflicto de Intereses son expuestos más abajo pero no son limitativos de las circunstancias en las que un Conflicto de Intereses puede surgir.
• Conflictos con la Corporación: Un Conflicto de Intereses entre la Corporación y una Persona Interesada puede incluir:
  • Indemnización. Un acuerdo de indemnización con la Corporación o con cualquier entidad o individuo con quien la Corporación tiene una operación o acuerdo.
  • Intereses Financieros. Un interés de compra o de inversión de una Persona Interesada en cualquier entidad con que la Corporación tiene una operación o acuerdo.
  • Uso de Recursos. El uso de los recursos de la Corporación para fines personales de la Persona Interesada o de su Miembro de Familia.
  • Intereses en Competencia. La competencia por parte de una Persona Interesada, tanto directa como indirectamente, con la Corporación en la compra o venta de una propiedad o en los derechos de propiedad, intereses, o servicios, o en algunas instancias, competencia directa por el mismo donante o por recursos externos.
  • Oportunidades Corporativas. Las Personas Interesadas tienen el deber de no sacar provecho de oportunidades corporativas que razonablemente pertenecen a la Corporación. En términos generales, una “oportunidad corporativa” es cualquier oportunidad de negocios que se presenta a una Persona Interesada en la cual la Corporación de otro modo tiene interés o expectativa, o es una oportunidad la cual de otro modo sería injusto o inequitativo que esa persona saque provecho.
• Conflictos con Terceras Partes: Un Conflicto de Interés puede surgir respecto de acuerdos entre la Corporación y otras terceras partes.
  • Si la Corporación propone inscribir a un Miembro de Familia de una Persona Interesada en sus programas educacionales.
  • Si la Corporación propone contratar a un proveedor en el cual una Persona Interesada tiene un interés de propiedad.

4. PROCEDIMIENTOS PARA DAR A CONOCER CONFLICTOS

• Comunicación. La obligación primaria de cualquier Persona Interesada que pudiera estar involucrada en una situación de Conflicto de Intereses es llevarla al conocimiento de aquellos designados por esta Política de modo que el potencial conflicto pueda ser evaluado y resuelto. Una Persona Interesada no puede tomar la decisión por sí misma acerca de si el Conflicto de Intereses existe o no.
• Deber de Sinceramiento.
  • Comunicación Obligatoria. Una Persona Interesada tiene la obligación de comunicar todos los hechos materiales, incluyendo la existencia de cualquier interés financiero, en cualquier momento en que algún Conflicto de Intereses real o potencial surge. Esta obligación de comunicación aplica aún cuando una Persona Interesada no planea asistir a una reunión de Directorio o a una comisión de Directorio con poderes de gobierno delegados por el Directorio (una “Comisión”) en la cual el Directorio o la Comisión actuarán en relación al asunto del conflicto.
  • Dependiendo de las circunstancias, la comunicación puede ser hecha al Presidente del Directorio de la Corporación (o al funcionario correspondiente), o, si el potencial Conflicto de Intereses surge en el contexto de una reunión de Directorio o de Comisión, a la totalidad del Directorio o de los miembros de la Comisión que están evaluando la operación o acuerdo propuesto que se relaciona con el real o posible Conflicto de Intereses.
  • Declaraciones Anuales. Cada Persona Interesada está obligada a firmar el Formulario de Comunicación de Conflictos de Intereses anualmente; sin embargo, tal declaración anual no libera a una Persona Interesada de continuas comunicaciones de cualquier conflicto adicional real o posible que pudiera surgir a lo largo del año.
• Comunicación de Conflictos de Otros. Si una Persona Interesada toma conocimiento de cualquier auto-beneficio potencial u operación de la dirección común o de otro Conflicto de Intereses que involucre a otra Persona Interesada, está obligada a informarlo rápidamente y de acuerdo con los procedimientos antes mencionados.

5. PROCEDIMIENTOS PARA RESOLVER CONFLICTOS

• Evaluación de Conflictos Potenciales.
  • Luego de informar todos los hechos materiales y de cualquier conversación posterior con la Persona Interesada involucrada en un Conflicto de Intereses potencial, el Directorio o la Comisión apropiada tomará una determinación acerca de si un interés financiero material, operación de auto-beneficio o cualquier otro tipo de conflicto real existe.
  • Si el conflicto potencial es informado por primera vez durante una reunión de Directorio o de Comisión en la cual está participando la Persona Interesada con un conflicto potencial, la Persona Interesada se retirará de la reunión mientras la determinación de si existe un Conflicto de Intereses es tratada y votada o es referida a la Comisión para posterior consideración. Si la comunicación se hace fuera del contexto de una reunión, entonces la determinación de si existe un conflicto de intereses será referida a la Junta de Directores o Comisión apropiada para consiguiente decisión y acción.
  • En cualquier caso, el organismo de toma de decisiones evaluará las comunicaciones hechas por la Persona Interesada y determinará de manera individual para cada caso si las actividades comunicadas constituyen un Conflicto de Intereses real.
  • Los factores que el organismo de toma de decisiones debería considerar cuando determina si un conflicto real existe incluye: (i) la proximidad de la Persona Interesada con la autoridad de toma de decisiones de la otra entidad involucrada en la operación; (ii) si el monto del interés financiero o de la inversión es de minimis (suficientemente relevante); y (iii) el grado en que la Persona Interesada podría beneficiarse personalmente si una operación particular fuera aprobada.
  • Si se determina que un Conflicto de Intereses real existe, se deben seguir los procedimientos expuestos más abajo. Si el asunto también implica una operación de “auto-beneficio” (según se describe más abajo), entonces la operación o asunto debería ser aprobado solamente si han sido seguidos los procedimientos adicionales requeridos más abajo.
  • El Directorio o la Comisión pueden recomendar un curso de acción apropiado para proteger los intereses de la Corporación donde sea determinado que existe un Conflicto de Intereses real.
• Tratamiento de los Conflictos de Intereses. Antes de votar sobre un contrato, operación, o asunto en el cual se ha encontrado que existe un Conflicto de Intereses real, el Directorio o la Comisión seguirá los siguientes procedimientos:
  • La Persona Interesada puede hacer una presentación en la reunión de Directorio o de Comisión en la cual tal operación está siendo considerada, pero luego de la presentación, debe abandonar la reunión antes del tratamiento y de la votación sobre la operación o acuerdo en que el Conflicto de Intereses está implicado.
  • El Presidente del Directorio o de la Comisión deberá, si se considera apropiado bajo las circunstancias particulares, nombrar a una persona o comisión desinteresada para investigar alternativas a la operación o acuerdo propuesto.
  • Luego de haber ejercido la debida diligencia apropiada bajo las circunstancias particulares, el Directorio o la Comisión determinará si la Corporación podría obtener con esfuerzo razonable una operación o acuerdo más ventajoso con una persona o entidad que no dé origen a un Conflicto de Intereses.
  • Si el Directorio o la Comisión determina que una operación o acuerdo más ventajoso que no produce un conflicto de intereses no es razonablemente posible bajo tales circunstancias, el Directorio o Comité determinará si la operación o el acuerdo es para los mejores intereses de la Corporación, para su propio beneficio, y si es justo y razonable para la Corporación, y determinará si entrar en la operación o acuerdo basados en esa decisión.
• Mínimo de Aprobación para Operaciones de No-Auto-Beneficio. Una operación que implique un Conflicto de Intereses real, pero que no es una operación de auto-beneficio, debe recibir aprobación previa por parte de al menos el voto mayoritario de los directores desinteresados o miembros de la Comisión presentes en la reunión en la que el quórum está presente.
• Tratamiento de las Operaciones de Auto-Beneficio. Para una operación de Conflicto de Intereses que se eleva a la categoría de operación de auto-beneficio, los siguientes procedimientos aplican adicionalmente a lo requerido para operaciones de conflictos de intereses mencionado más arriba:
  • Operaciones de “Auto-Beneficio”. El Código de Corporaciones de California en su Sección 5233 requiere que se sigan ciertos procedimientos para que el Directorio apruebe cualquier operación que implique “auto-beneficio”. Auto-beneficio generalmente se define como una operación en la que un director tiene un interés financiero material (un “Director Interesado”).
  • Aprobación de Operaciones de Auto-Beneficio. Una operación de auto-beneficio puede ser aprobada solamente: (1) si recibe aprobación previa por votación, de al menos la mayoría de los directores en su cargo en ese momento, sin contar el voto de cualquier Director Interesado, y con conocimiento de los hechos materiales de la operación y del interés del Director Interesado; (2) si previo a la autorización o aprobación de la operación, el Directorio consideró y determinó de buena fe, luego de una investigación razonable bajo tales circunstancias, que la Corporación no podía obtener un acuerdo más ventajoso con esfuerzo razonable bajo tales circunstancias y que la operación o acuerdo es en el mejor de los intereses de la Corporación, para su propio beneficio y es justo y razonable para la Corporación; y (3) por el Directorio en su totalidad, más que por una comisión del Directorio, salvo en la medida legalmente permitida bajo la Sección 5233 del Código de Corporaciones de California.
  • Exenciones. Lo siguiente está eximido de los requerimientos de aprobación bajo la Sección 5233 del Código de Corporaciones de California: (1) aprobación de una acción fijando la indemnización de un director como director o funcionario; (ii) aprobación de buena fe, sin favoritismo injustificado, de un programa benéfico en el cual un director o Miembro(s) de Familia del director están entre los beneficiarios previstos; y (iii) una operación acerca de la cual un Director Interesado no tenía conocimiento real implicando una suma que no excede el mínimo del uno por ciento de los ingresos brutos de la Corporación para el año fiscal anterior o $100,000.
• Direcciones Superpuestas. Las operaciones entre la Corporación y otra entidad con directores superpuestos pueden ser permitidas si todos los hechos materiales concernientes a la operación y las direcciones pertinentes son conocidos por las respectivas Juntas de Directores, y los asuntos son aprobados en buena fe por una votación suficiente sin contar el voto de el/los director(es) común(es). Deben tomarse precauciones para asegurar que el contrato u operación es justo y razonable para la Corporación en el momento en que es aprobado. Tales operaciones no son operaciones de auto-beneficio.

6. REGISTROS; VIOLACIONES

• Registros. Las minutas de la reunión de Directorio o de Comisión convenida para considerar la operación sujeta a esta Política debe contener:
  • Los nombres de las Personas Interesadas que comunicaron o de quienes se encontró tener un interés financiero u otro en conexión con un Conflicto de Intereses real o posible,
  • la naturaleza del interés financiero u otro,
  • cualquier acción realizada para determinar si estaba presente un Conflicto de Intereses,
  • los nombres de las personas que estaban presentes para el tratamiento y cómo votó cada individuo,
  • la decisión del Directorio o de la Comisión acerca de si existió de hecho un Conflicto de Intereses, y
  • un resumen del contenido material del tratamiento, incluyendo cualquier alternativa a la operación o acuerdo propuesto considerados.
• Violaciones. La violación de esta Política puede tener severas consecuencias adversas, bajo la ley aplicable, para la Corporación y para los individuos involucrados. Las Personas Interesadas que violen esta Política pueden estar sujetas a acciones disciplinarias, hasta e incluyendo el despido.