Politique de Dzokden en matière de conflits d’intérêts

1. POLICY

• Dzokden est une société californienne à but non lucratif d’utilité publique bénéficiant du statut d’organisme caritatif exonéré d’impôt en vertu de la section 501(c)(3) (la « Société »).
• La Société s’engage fermement à exercer ses activités avec la plus grande intégrité et dans le respect de la lettre et de l’esprit de la loi. La Société exige de ses administrateurs, dirigeants, chefs spirituels, employés et bénévoles qu’ils respectent des normes élevées d’éthique professionnelle et personnelle dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités, et qu’ils prennent des décisions de manière objective, honnête et équitable.
• Les conflits d’intérêts sont généralement des relations ou des activités qui interfèrent ou pourraient interférer avec cette objectivité ou qui font entrer en conflit des intérêts personnels avec les intérêts de la Société ou sa mission caritative, comme décrit plus en détail ci-dessous. En tant qu’organisation à but non lucratif et exonérée d’impôt, la société et ses administrateurs et dirigeants sont soumis à diverses lois complexes relatives aux conflits d’intérêts.
• Le conseil d’administration de la société (le «conseil»), reconnaissant qu’il est chargé de ressources destinées à des fins caritatives, a adopté la présente politique en matière de conflits d’intérêts (la «politique») afin de protéger les intérêts de la société et de garantir le respect des lois applicables lorsque la société envisage de conclure une transaction ou un accord impliquant un conflit d’intérêts.

2. CHAMP D’APPLICATION

• La présente politique s’applique aux administrateurs, dirigeants et autres personnes intéressées (définies ci-dessous) de la société.
• Outre la présente politique, les statuts et autres politiques et procédures de la société peuvent également s’appliquer à une situation de conflit d’intérêts.

3. DÉFINITIONS ET PRINCIPES

• Personnes intéressées. Les administrateurs et dirigeants de la société, ainsi que, le cas échéant, les autres membres de ses comités dotés de pouvoirs délégués par le conseil d’administration, sont tous considérés comme des « personnes intéressées » aux fins de la présente politique.
• Membre de la famille. Les membres de la famille d’une personne intéressée comprennent le conjoint, les beaux-parents, les ascendants, les frères et sœurs (consanguins ou utérins), les enfants (naturels ou adoptés), les petits-enfants, les arrière-petits-enfants et les conjoints des frères, sœurs, enfants, petits-enfants et arrière-petits-enfants de la personne intéressée.
• Conflits d’intérêts. Bien qu’il n’existe pas de définition universelle unique, le terme « conflit d’intérêts » désigne généralement une relation ou une activité qui, effectivement ou potentiellement, ou qui peut être perçue ou sembler nuire ou interférer avec la capacité d’une personne intéressée à agir objectivement ou à prendre des décisions impartiales dans le meilleur intérêt de la société et de sa mission caritative. Un conflit d’intérêts peut découler des intérêts personnels, des relations personnelles ou des intérêts financiers d’une personne intéressée. Un conflit d’intérêts peut survenir directement ou indirectement, par exemple par l’intermédiaire d’un membre de la famille d’une personne intéressée.
• Exemples. Des exemples de conflits d’intérêts sont présentés ci-dessous, mais ils ne constituent pas une liste exhaustive des circonstances dans lesquelles un conflit d’intérêts peut survenir.
• Conflits avec la société : Un conflit d’intérêts entre la société et une personne intéressée peut inclure :
  • Rémunération. Un accord de rémunération avec la société ou avec toute entité ou personne avec laquelle la société a une transaction ou un accord.
  • Intérêts financiers. Une participation ou un intérêt financier d’une personne intéressée dans toute entité avec laquelle la société a une transaction ou un accord.
  • Utilisation des ressources. Utilisation des ressources de la société à des fins personnelles par la personne intéressée ou un membre de sa famille.
  • Conflits d’intérêts. Concurrence directe ou indirecte d’une personne intéressée avec la société dans l’achat ou la vente de biens ou de droits immobiliers, d’intérêts ou de services ou, dans certains cas, concurrence directe pour le même donateur ou les mêmes ressources externes.
  • Opportunités commerciales. Les personnes intéressées ont le devoir de ne pas tirer profit des opportunités commerciales qui appartiennent raisonnablement à la société. D’une manière générale, une « opportunité commerciale » est toute opportunité commerciale qui se présente à une personne intéressée et dans laquelle la société a un intérêt ou une attente, ou qui serait autrement injuste ou inéquitable pour cette personne de tirer profit.
• Conflits avec des tiers : Un conflit d’intérêts peut survenir dans le cadre d’accords entre la société et d’autres tiers..
  • Si la société propose d’inscrire un membre de la famille d’une personne intéressée à ses programmes éducatifs.
  • Si la société propose d’engager un fournisseur dans lequel une personne intéressée détient une participation.

4. PROCÉDURES DE DIVULGATION DES CONFLITS

• Divulgation. La principale obligation de toute personne intéressée susceptible d’être impliquée dans une situation de conflit d’intérêts est de la porter à l’attention des personnes désignées dans la présente politique afin que le conflit potentiel puisse être évalué et résolu. Une personne intéressée ne peut pas décider seule s’il existe un conflit d’intérêts.
• Obligation de divulgation.
  • Divulgation requise. Une personne intéressée est tenue de divulguer de manière appropriée tous les faits importants, y compris l’existence de tout intérêt financier, à tout moment où un conflit d’intérêts réel ou potentiel survient. Cette obligation de divulgation s’applique même si une personne intéressée n’a pas l’intention d’assister à une réunion du conseil d’administration ou d’un comité du conseil d’administration doté de pouvoirs délégués par le conseil d’administration (un « comité ») au cours de laquelle le conseil d’administration ou le comité se prononcera sur la question faisant l’objet du conflit.
  • Méthode de divulgation. Selon les circonstances, la divulgation peut être faite au président du conseil d’administration de la société (ou à son équivalent) ou, si le conflit d’intérêts potentiel survient pour la première fois dans le cadre d’une réunion du conseil ou d’un comité, à l’ensemble du conseil ou aux membres du comité qui examinent la transaction ou l’arrangement proposé en rapport avec le conflit d’intérêts réel ou potentiel.
  • Déclarations annuelles. Chaque personne intéressée est tenue de signer chaque année le formulaire de divulgation des conflits d’intérêts ci-joint ; toutefois, cette déclaration annuelle ne dispense pas une personne intéressée de divulguer de manière continue tout conflit réel ou potentiel supplémentaire qui pourrait survenir au cours de l’année.
• Divulgation des conflits d’autres personnes. Si une personne intéressée a connaissance d’une transaction intéressée ou d’une transaction commune impliquant un administrateur ou d’un autre conflit d’intérêts impliquant une autre personne intéressée, elle est tenue de le signaler sans délai conformément aux procédures susmentionnées.

5. PROCÉDURES DE RÉSOLUTION DES CONFLITS

• Évaluation des conflits potentiels.
  • Après la divulgation de tous les faits importants et toute discussion de suivi avec la personne intéressée susceptible d’être en situation de conflit d’intérêts, le conseil d’administration ou le comité compétent détermine s’il existe un intérêt financier important, une transaction intéressée ou tout autre type de conflit réel.
  • Si le conflit potentiel est divulgué pour la première fois lors d’une réunion du conseil d’administration ou d’un comité à laquelle la personne intéressée susceptible d’être en conflit est présente, la personne intéressée doit quitter la réunion pendant que la question de l’existence d’un conflit d’intérêts est discutée et votée ou renvoyée au comité pour examen plus approfondi. Si la divulgation est faite en dehors du contexte d’une réunion, la décision quant à l’existence d’un conflit est renvoyée au conseil d’administration ou au comité compétent pour décision et action.
  • Dans les deux cas, l’organe décisionnel évalue les divulgations faites par la personne intéressée et détermine au cas par cas si les activités divulguées constituent un conflit d’intérêts réel.
  • Les facteurs que l’organe décisionnel peut prendre en considération pour déterminer s’il existe un conflit réel comprennent : (i) la proximité de la personne intéressée par rapport à l’autorité décisionnelle de l’autre entité impliquée dans la transaction, (ii) le caractère négligeable ou non du montant de l’intérêt financier ou de l’investissement, et (iii) le degré auquel la personne intéressée pourrait bénéficier personnellement de l’approbation d’une transaction particulière .
  • S’il est déterminé qu’un conflit d’intérêts réel existe, les procédures énoncées ci-dessous doivent être suivies. Si la question implique également une transaction « intéressée » (telle que décrite ci-dessous), la transaction ou la question ne peut être approuvée que si les procédures supplémentaires requises ci-dessous ont été suivies.
  • Le conseil d’administration ou le comité peut recommander une ligne de conduite appropriée pour protéger les intérêts de la société lorsqu’il est déterminé qu’un conflit d’intérêts réel existe.
• Traitement des conflits d’intérêts. Avant de voter sur un contrat, une transaction ou une question pour laquelle un conflit d’intérêts réel a été constaté, le conseil d’administration ou le comité doit suivre les procédures suivantes :
  • La personne intéressée peut faire une présentation lors de la réunion du conseil d’administration ou du comité au cours de laquelle cette transaction est examinée, mais après la présentation, elle doit quitter la réunion avant la discussion et le vote sur la transaction ou l’arrangement impliquant le conflit d’intérêts.
  • Le président du conseil d’administration ou du comité doit, s’il le juge approprié dans les circonstances particulières, nommer une personne ou un comité désintéressé pour étudier des solutions de rechange à la transaction ou à l’arrangement proposé.
  • Après avoir exercé la diligence raisonnable appropriée dans les circonstances particulières, le conseil d’administration ou le comité doit déterminer si la société pourrait obtenir, moyennant des efforts raisonnables, une transaction ou un arrangement plus avantageux auprès d’une personne ou d’une entité qui ne donnerait pas lieu à un conflit d’intérêts.
  • Si le conseil d’administration ou le comité détermine qu’une transaction ou un arrangement plus avantageux ne donnant pas lieu à un conflit d’intérêts n’est pas raisonnablement possible dans les circonstances, le conseil d’administration ou le comité doit déterminer si la transaction ou l’arrangement est dans le meilleur intérêt de la société, pour son propre bénéfice, et s’il est équitable et raisonnable pour la société, et doit déterminer s’il convient de conclure la transaction ou l’arrangement sur cette base.
• Seuil d’approbation pour les transactions non intéressées. Une transaction impliquant un conflit d’intérêt réel, mais qui n’est pas une transaction intéressée, doit être préalablement approuvée par au moins la majorité des administrateurs ou des membres du comité désintéressés présents à une réunion où le quorum est atteint.
• Traitement des transactions avec des parties liées. Pour une transaction présentant un conflit d’intérêts qui atteint le niveau d’une transaction avec une partie liée, les procédures suivantes s’appliquent en plus des exigences relatives aux transactions présentant un conflit d’intérêts ci-dessus :
  • Transactions « avec des parties liées ». L’article 5233 du California Corporations Code exige que certaines procédures soient suivies afin que le conseil d’administration puisse approuver toute transaction impliquant un « délit d’initié ». Le délit d’initié est généralement défini comme une transaction dans laquelle un administrateur a un intérêt financier important (un « administrateur intéressé »).
  • Approbation des transactions d’autodétermination. Une transaction d’autodétermination ne peut être approuvée que (1) si elle est préalablement approuvée par un vote d’au moins la majorité des administrateurs alors en fonction, sans compter le vote d’aucun administrateur intéressé, et en connaissance des faits importants de la transaction et de l’intérêt de l’administrateur intéressé ; (2) si, avant d’autoriser ou d’approuver la transaction, le conseil d’administration a examiné et déterminé de bonne foi, après une enquête raisonnable compte tenu des circonstances, que la société ne pouvait obtenir un arrangement plus avantageux avec des efforts raisonnables dans les circonstances et que la transaction ou l’arrangement est dans le meilleur intérêt de la société, pour son propre bénéfice, et est équitable et raisonnable pour la société ; et (3) par l’ensemble du conseil, plutôt que par un comité du conseil, sauf dans la mesure limitée autorisée par l’article 5233 du California Corporations Code.
  • Exemptions. Les éléments suivants sont exemptés des exigences d’approbation de l’article 5233 du California Corporations Code : (i) l’approbation d’une mesure fixant la rémunération d’un administrateur en tant qu’administrateur ou dirigeant ; (ii) l’approbation de bonne foi, sans favoritisme injustifié, d’un programme caritatif dont un administrateur ou un membre de sa famille fait partie des bénéficiaires prévus ; et (iii) une transaction dont un administrateur intéressé n’avait pas connaissance et dont le montant ne dépasse pas le moindre des deux montants suivants : 1 % des recettes brutes de la société pour l’exercice précédent ou 100 000 dollars.
• Mandats croisés. Les transactions entre la société et une autre entité dont les administrateurs se recoupent peuvent être autorisées si tous les faits importants concernant la transaction et les mandats concernés sont connus des conseils d’administration respectifs et si les questions sont approuvées de bonne foi par un vote suffisant sans compter le vote du ou des administrateurs communs. Il convient de veiller à ce que le contrat ou la transaction soit juste et raisonnable pour la société au moment de son approbation. Ces transactions ne constituent pas des transactions intéressées.

6. ARCHIVES ; VIOLATIONS

• Archives. Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration ou du comité convoquée pour examiner une transaction soumise à la présente politique doit contenir :
  • les noms des personnes intéressées qui ont divulgué ou qui ont été identifiées comme ayant un intérêt financier ou autre en rapport avec un conflit d’intérêts réel ou potentiel,
  • la nature de l’intérêt financier ou autre,
  • toute mesure prise pour déterminer s’il existait un conflit d’intérêts,
  • les noms des personnes présentes lors de la discussion et la manière dont chacune d’entre elles a voté,
  • la décision du conseil d’administration ou du comité quant à l’existence effective d’un conflit d’intérêts, et
  • un résumé du contenu essentiel de la discussion, y compris toute alternative à la transaction ou à l’arrangement proposé qui a été envisagée.
• Violations. La violation de la présente politique peut avoir de graves conséquences pour la société et les personnes concernées en vertu de la loi applicable. Les personnes intéressées qui enfreignent la présente politique peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.