A Dzokden elkötelezett a harmonikus, gazdagító és biztonságos környezet kialakítása mellett minden olyan személy számára, aki részt vesz a jótékonysági, oktatási és vallási tevékenységekben, ahogyan azt a „Dzokden magatartási kódexe” is tartalmazza. Ez az elkötelezettség kiterjed a Dzokden minden alkalmazottjára, igazgatótanácsi tagjára, tisztségviselőjére, vezetőjére, tanácsadójára és önkéntesére (együttesen: „Személyzet”). A Dzokden elvárja, hogy a Személyzet a legmagasabb szintű személyes és szakmai magatartást tanúsítsa, biztosítva az integritást és az összes erre vonatkozó törvénynek és előírásnak való megfelelést a feladataik ellátása során.

1 – Bevezetés és célkitűzés

A Dzokden Whistleblower Protection Policy („Policy”) célja, hogy bátorítsa és támogassa a Személyzetet abban, hogy az alábbi eljárásoknak megfelelően jelentse a Dzokden erőforrásaival kapcsolatos (a) csalásnak vagy tisztességtelen felhasználásának vagy visszaélésének gyanúját, vagy (b) a Dzokden bármely elfogadott szabályzatának (pl. a Dzokden magatartási kódexének) a Személyzet általi megsértését.

Ez a szabályzat minden olyan ügyre vonatkozik, amely a Dzokdennel kapcsolatos, és nem vonatkozik a Dzokdennel kapcsolatban nem álló személyek magánjellegű cselekedeteire. A jelen Szabályzat célja, hogy kiegészítse, de nem helyettesíti a nonprofit, jótékonysági és vallási szervezetekre vonatkozó, a visszaélések bejelentésére vonatkozó állami és szövetségi törvényeket.

2 – Jogsértések; jóhiszemű bejelentés

A személyzetet arra bátorítjuk, hogy jelentsenek minden olyan tevékenységet, amelyről jóhiszeműen úgy vélik, hogy az csalárd vagy tisztességtelen magatartás vagy a Dzokden vállalati irányelvek megsértése (azaz „bejelentőként” járnak el).Ezekre néhány, nem kizárólagos példa a következő:

• dokumentumok vagy anyagok hamisítása vagy módosítása;
• számítógépes vagy fizikai fájlok jogosulatlan megváltoztatása vagy manipulálása;
• csalárd pénzügyi beszámolás;
• a Dzokden összeférhetetlenségi szabályzatát sértő előny vagy haszonszerzés;
• a Dzokden erőforrásainak, például pénzeszközöknek, oktatási anyagoknak, készleteknek vagy egyéb eszközöknek a hűtlen kezelése vagy visszaélésszerű használata;
• nem beérkezett árukért vagy nem teljesített szolgáltatásokért járó ellentételezés engedélyezése vagy elfogadása; és
• nem ledolgozott munkaórákért kompenzáció engedélyezése vagy elfogadása.

3 – Védelem a megtorlással szemben

A Dzokden értékeivel ellentétes megtorlást alkalmazni bármely olyan személlyel szemben, aki jóhiszeműen aggályokat vet fel a Dzokdenen belül.

A Dzokdenen belül bármely olyan személy, aki megtorlást alkalmaz (a) egy bejelentővel szemben, vagy (b) egy olyan személlyel szemben, aki együttműködött a feltételezett csalárd vagy tisztességtelen magatartás kivizsgálásában, vagy a Dzokden vállalati irányelveinek megsértése miatt indított vizsgálatban, azzal szemben fegyelmi eljárást indítanak, amely maga után vonhatja többek közt, de nem kizárólagosan, a munkaviszony, a szerep, a tisztségviselői vagy vezetői pozíció vagy az önkéntes státusz megszüntetését.

Ha egy személy úgy véli, hogy valaki, aki bejelentette a csalás, a tisztességtelen magatartás vagy a Dzokden vállalati irányelvek megsértésének gyanúját, vagy aki együttműködött az ilyen esetek kivizsgálásában, megfélemlítés, zaklatás, diszkrimináció, megtorlás vagy más, a foglalkoztatással vagy önkéntességgel kapcsolatos hátrányos következményeket szenved el, akkor az egyénnek kapcsolatba kell lépnie a megfelelőségi tisztviselővel vagy a Dzokden által hasonló szerepkörbe kinevezett személlyel. Bármely egyénnek, aki észszerűen úgy véli, hogy a jelen Szabályzat megsértésével megtorlásnak vetették alá, annak az alábbi 4. cikkben ismertetett, bejelentőkre vonatkozó eljárásokat kell követnie.

4 – Bejelentési folyamat

A bejelentőnek jelentenie kell a csalás, tisztességtelen magatartás vagy a Dzokden vállalati irányelvek megsértésének gyanúját a vezetőjének vagy felettesének, vagy ha egy önkéntes gyanúja merül fel, akkor az önkéntes munkáját támogató munkatársnak, az A. függelékként csatolt bejelentő űrlap (a „Nyomtatvány”) segítségével. Ha a bejelentő bármilyen okból nehezen tudja jelezni aggályait a vezetőjének vagy felettesének, illetve az önkéntes munkáját támogató munkatársnak, akkor a bejelentő az űrlap segítségével közvetlenül a megfelelőségi tisztviselőnek (compliance[at]dzokden.org) jelentheti az aggályait. A vezetők (és az önkéntes munkáját felügyelő munkatársak) kötelesek minden aggályt, beleértve az űrlapokat is, írásban továbbítani a Compliance Officer-nek, aki felelős minden panasz kivizsgálásáért. Amennyiben bármely egyén úgy kívánja, közvetlenül a Dzokden elnökéhez vagy spirituális vezetőjéhez is benyújthatja az űrlapot, aki ezt követően megbeszéli az ügyeket a Megfelelési Tisztviselővel.

A bejelentőknek óvatosnak kell lenniük, hogy elkerüljék az alaptalan vádakat, amelyeket úgy határoznak meg, mint az állítások igazságának vagy hamisságának gondatlan figyelmen kívül hagyásával tett vádakat. Az ilyen állításokat tevő személyzetet a Dzokden fegyelmi eljárás alá vonhatja, és/vagy a csalás vagy tisztességtelen magatartás gyanújával vagy a Dzokden vállalati irányelvek megsértésével vádolt személyek jogi követelésekkel élhetnek.

5 – Bizalmasság

A Dzokden arra ösztönzi a csalás vagy a tisztességtelen magatartás gyanúját vagy a Dzokden vállalati irányelvek megsértését bejelentő személyeket, hogy a bejelentéskor azonosítsák magukat, hogy megkönnyítsék az azt követő vizsgálatot. Az űrlapok azonban névtelenül is benyújthatók egy űrlap kitöltésével (amely a honlapunkon található LINK segítségével vagy az EAP erőforrás központon keresztül érhető el). Bár a Dzokden törekszik a titoktartásra, az alapos vizsgálat lefolytatásához szükséges bizonyos információkat nyilvánosságra hozni. A panaszok kivizsgálásában vagy kezelésében részt vevő minden személy a lehető legnagyobb mértékben tiszteletben tartja a folyamat bizalmas jellegét, betartja az összes vonatkozó törvényt, és együttműködik a bűnüldöző hatóságokkal.

6 – A megfelelőségi tisztviselő szerepe; a bejelentett jogsértések kezelése

A megfelelőségi tisztviselő lehet az igazgatótanács tagja, tisztségviselő vagy a panaszok kezelésére kijelölt külső fél. Ez a személy haladéktalanul tudomásul veszi a panaszt, és vizsgálatot kezdeményez.

Megfelelőségi tisztviselő: [Scott Grimes]

Minden releváns ügyet, beleértve a gyanús, de nem bizonyított ügyeket is, felülvizsgálnak és elemeznek, dokumentálva a panasz beérkezését, megőrzését, kivizsgálását és kezelését.

Az e szabályzat szerinti panasz tárgyát képező személy nem lehet jelen, és nem vehet részt a panasszal kapcsolatos tanácskozásokon vagy szavazásokon. Az Igazgatótanács azonban kérheti, hogy az érintett személy a tanácskozás vagy az ügyről szóló szavazás előtt nyújtson be információkat vagy válaszoljon kérdésekre.

A megfelelőségi tisztviselő tájékoztatja a Dzokden elnököt és a spirituális vezetőt a bejelentett állítások állásáról, a vizsgálat jelenlegi állásáról, valamint a vizsgálat lezárásakor hozott eredményről vagy korrekciós intézkedésekről.

Az elnök rendszeresen tájékoztatja a Dzokden igazgatótanácsát az egyes panaszok állásáról, és emellett negyedévente jelentést készít a Dzokden kincstárnokának a számviteli vagy állítólagos pénzügyi szabálytalanságokkal kapcsolatos megfelelőségi tevékenységről.

A Dzokden elkötelezett annak biztosítása mellett, hogy minden aggályt tisztességesen és időben kezeljenek. A vizsgálatok indokolhatják egy független személy, például könyvvizsgálók és/vagy ügyvédek általi vizsgálat lefolytatását. A bejelentőt értesítik arról, hogy milyen lépéseket tesznek, amennyire az észszerűen lehetséges, összhangban a magánélet védelmére illetve a titoktartásra vonatkozó korlátozásokkal. Ha nem kerül sor további intézkedésre vagy vizsgálatra, a bejelentő számára magyarázatot kell adni a döntésről.

A feltételezett kötelességszegés vagy jogsértés kezelése során észszerű gondossággal kell eljárni, hogy elkerülhetők legyenek:

• az alaptalan állítások;
• a kötelességszegéssel vagy jogsértéssel gyanúsított személyek idő előtti értesítése és/vagy a feltételezett kötelességszegés vagy jogsértés nyilvánosságra hozatala a vizsgálatban részt nem vevő más személyek számára; és
• a személy törvényben biztosított jogainak megsértése.

A feltételezett kötelességszegés vagy jogsértés fontos, ugyanakkor érzékeny jellege miatt a hatékony szakmai nyomon követés kritikus fontosságú. A vezetők semmilyen körülmények között nem végezhetnek önállóan vizsgálati vagy egyéb nyomon követési lépéseket. Ennek megfelelően az a vezető, aki tudomást szerez a feltételezett kötelességszegésről vagy jogsértésről:

• nem léphet kapcsolatba a gyanúsított személlyel az ügy további kivizsgálása vagy kártérítés követelése érdekében; és
• nem beszélhet az ügyről ügyvédekkel, a médiával vagy más személyekkel az itt leírtakon kívül.

7 – Képzés és tudatosságnövelés

Ezt az irányelvet a Dzokdennek jelentős szolgáltatásokat nyújtó valamennyi alkalmazottnak ki kell osztani. Az ebből a célból történő terjesztés magában foglalhatja a jelen szabályzat Dzokden weboldalán való közzétételét, vagy az új alkalmazottak esetében a jelen szabályzatnak a belépési folyamat részeként történő megismerését.

Elfogadta a Dzokden igazgatótanácsa
a 2025. április 6. ülésén.
* https://dzokden.org/code-of-conduct/​