Dzokden si impegna a promuovere un ambiente armonioso, arricchente e sicuro per tutte le persone coinvolte nelle sue attività caritative, educative e religiose, come indicato nel nostro “Codice di Condotta di Dzokden”. Questo impegno si estende a tutto il personale, membri del consiglio, dirigenti, leader, consulenti e volontari di Dzokden (collettivamente, “Personale”). Dzokden si aspetta che tale Personale mantenga i più alti standard di condotta personale e professionale, garantendo integrità e conformità a tutte le leggi e regolamenti pertinenti nello svolgimento dei propri doveri.

1 – Introduzione e Scopo

Questa Linea di Condotta di Protezione dei Segnalatori di Dzokden (“Linea di Condotta”) è stata progettata per incoraggiare e supportare il Personale a segnalare qualsiasi sospetto di (a) uso fraudolento o disonesto o uso improprio delle risorse di Dzokden, oppure (b) violazione di qualsiasi politica adottata da Dzokden (ad esempio, il Codice di Condotta di Dzokden) da parte del Personale, secondo le procedure di seguito indicate.

Questa Linea di Condotta si applica a qualsiasi questione legata a Dzokden e non riguarda atti privati di un individuo non collegati a Dzokden. Questa Linea di Condotta è intesa come complemento e non come sostituto delle leggi statali e federali applicabili in materia di segnalazione per organizzazioni non profit, caritative e religiose.

2 – Violazioni; Segnalazioni in Buona Fede

Il Personale è incoraggiato a segnalare attività che, in buona fede, ritiene essere comportamenti fraudolenti o disonesti o violazioni delle politiche aziendali di Dzokden (cioè agire come “segnalatori”), alcuni esempi delle quali includono, ma non si limitano a:

• falsificazione o alterazione di documenti o materiali;
• alterazione non autorizzata o manipolazione di file informatici o fisici;
• rendicontazione finanziaria fraudolenta;
• ricerca di un beneficio o vantaggio in violazione della Politica sui Conflitti di Interesse di Dzokden;
• appropriazione indebita o uso improprio delle risorse di Dzokden, come fondi, materiali educativi, forniture o altri beni;
• autorizzazione o ricezione di compensi per beni non ricevuti o servizi non eseguiti; e
• autorizzazione o ricezione di compensi per ore non lavorate.

3 – Protezione dalle Ritorsioni

Va contro i valori di Dzokden attuare ritorsioni nei confronti di qualsiasi individuo che sollevi preoccupazioni in buona fede all’interno di Dzokden.

Qualsiasi individuo all’interno di Dzokden che attui ritorsioni contro (a) un segnalatore, oppure (b) un individuo che abbia collaborato nell’indagine su presunti comportamenti fraudolenti o disonesti o violazioni delle politiche aziendali di Dzokden, è soggetto a misure disciplinari, che includono, ma non si limitano a, la cessazione del rapporto di lavoro, ruolo, posizione dirigenziale o di leader, o stato di volontario.

Se un individuo ritiene che qualcuno che ha segnalato presunti comportamenti fraudolenti o disonesti o violazioni delle politiche aziendali di Dzokden, o che ha collaborato nell’indagine su tali condotte, stia subendo intimidazioni, molestie, discriminazioni, ritorsioni o altre conseguenze negative legate al lavoro o al volontariato, l’individuo dovrebbe contattare l’Agente di Conformità, o la persona designata a tale ruolo comparabile da Dzokden. Qualsiasi individuo che ritenga ragionevolmente di essere stato vittima di ritorsioni in violazione di questa Linea di Condotta deve seguire le stesse procedure previste per un segnalatore, come indicato nell’Articolo 4 di seguito.

4 – Procedura di Segnalazione

Un segnalatore dovrebbe segnalare comportamenti sospettati di essere fraudolenti o disonesti o violazioni delle politiche aziendali di Dzokden al proprio leader o supervisore oppure, se sospettati da un volontario, al membro dello staff che supporta il lavoro di quel volontario utilizzando il Modulo di Segnalazione dei Segnalatori allegato come Appendice A (il “Modulo”). Se per qualsiasi motivo il segnalatore trova difficile segnalare le proprie preoccupazioni a un leader o supervisore o al membro dello staff che supporta il lavoro del volontario, il segnalatore può segnalare le preoccupazioni utilizzando direttamente il Modulo all’Agente di Conformità ([email protected]). I leader (e i membri dello staff che supervisionano il lavoro di un volontario) sono tenuti a trasmettere qualsiasi preoccupazione, inclusi i Moduli, all’Agente di Conformità per iscritto, che è responsabile dell’indagine su tutti i reclami. Nei casi in cui un individuo preferisca, può anche presentare direttamente il Modulo al Presidente di Dzokden o al Leader Spirituale, che discuteranno la questione con l’Agente di Conformità.

I segnalatori devono prestare attenzione a evitare accuse infondate, definite come accuse mosse con negligente disprezzo per la loro verità o falsità. Il Personale che formula tali accuse può essere soggetto a provvedimenti disciplinari da parte di Dzokden e/o azioni legali da parte di individui accusati di comportamenti fraudolenti o disonesti o violazioni delle politiche aziendali di Dzokden.

5 – Riservatezza

Dzokden incoraggia il Personale che segnala comportamenti sospettati di essere fraudolenti o disonesti o violazioni delle politiche aziendali di Dzokden a identificarsi al momento della segnalazione per facilitare l’indagine successiva. Tuttavia, i Moduli possono essere presentati in forma anonima seguendo la procedura stabilita per segnalare anonimamente, ad esempio compilando un Modulo e depositandolo in una cassetta designata. Sebbene Dzokden si impegni a mantenere la riservatezza, è necessario divulgare alcune informazioni per condurre un’indagine approfondita. Tutti gli individui coinvolti nell’indagine o nella gestione dei reclami rispetteranno la riservatezza del processo nella misura massima possibile, per conformarsi a tutte le leggi applicabili e per collaborare con le autorità competenti.

6 – Ruolo dell’Agente di Conformità; Gestione delle Violazioni Segnalate

L’Agente di Conformità può essere un membro del consiglio, un dirigente o una parte esterna designata per gestire i reclami. Questa persona riconoscerà prontamente il reclamo e avvierà un’indagine.

Agente di Conformità: [Scott Grimes]

Tutte le questioni pertinenti, inclusi i casi sospettati ma non dimostrati, saranno esaminate e analizzate, con documentazione della ricezione, conservazione, indagine e trattamento del reclamo.

Un individuo soggetto a un reclamo ai sensi di questa Linea di Condotta non potrà essere presente o partecipare a deliberazioni o votazioni relative a tale reclamo. Tuttavia, il Consiglio di Amministrazione può chiedere all’individuo di fornire informazioni o rispondere a domande prima delle deliberazioni o della votazione sulla questione.

L’Agente di Conformità informerà il Presidente e il Leader Spirituale di Dzokden sullo stato di qualsiasi segnalazione, sullo stato attuale dell’indagine e sui risultati o azioni correttive intraprese al termine dell’indagine.

Il Presidente aggiornerà regolarmente il Consiglio di Amministrazione di Dzokden sullo stato di ciascun reclamo e fornirà inoltre un rapporto trimestrale sulle attività di conformità relative a contabilità o presunte irregolarità finanziarie al Tesoriere di Dzokden.

Dzokden si impegna a garantire che tutte le preoccupazioni siano affrontate in modo equo e tempestivo. Le indagini possono richiedere l’intervento di una persona indipendente, come revisori contabili e/o avvocati. Il segnalatore sarà informato delle azioni che verranno intraprese, per quanto possibile e in conformità con eventuali limitazioni di privacy o riservatezza. Se non dovessero seguire ulteriori azioni o indagini, al segnalatore sarà fornita una spiegazione della decisione.

Si dovrà prestare ragionevole attenzione nel gestire comportamenti o violazioni sospettati per evitare:

• accuse infondate;
• comunicazioni premature alle persone sospettate di cattiva condotta o violazioni e/o divulgazione di sospetti a persone non coinvolte nell’indagine
• violazioni dei diritti di una persona ai sensi della legge.

Data la natura importante ma delicata della cattiva condotta o delle violazioni sospettate, un efficace follow-up professionale è fondamentale. I leader non devono in nessuna circostanza eseguire indagini o altri passi di follow-up da soli. Di conseguenza, un leader che diventa consapevole di una cattiva condotta o violazione sospettata:

• non dovrebbe contattare la persona sospettata per ulteriori indagini o chiedere un risarcimento
• non dovrebbe discutere del caso con avvocati, media o qualsiasi persona diversa da quelle indicate nel presente documento.

7 – Formazione e Sensibilizzazione

Questa Linea deve essere distribuita a tutto il Personale che fornisce servizi significativi a Dzokden. La distribuzione a questi fini può includere la pubblicazione di questa Linea di Condotta sul sito web di Dzokden o, per il nuovo Personale, includere questa Linea di Condotta come parte del loro processo di onboarding.

Adottato dal Consiglio di Amministrazione di Dzokden nella riunione di 6 aprile 2025.