Dzokden cam kết thúc đẩy một môi trường hòa hợp, phong phú và an toàn cho tất cả các cá nhân tham gia vào các hoạt động từ thiện, giáo dục và tôn giáo của mình, như được nêu trong “Quy tắc ứng xử của Dzokden”. Cam kết này mở rộng đến tất cả nhân viên, thành viên hội đồng quản trị, cán bộ, lãnh đạo, cố vấn và tình nguyện viên của Dzokden (gọi chung là “Nhân sự”). Dzokden mong đợi những Nhân sự đó sẽ duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về hành vi cá nhân và chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính trực và tuân thủ mọi luật lệ và quy định có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ.

1 – Giới thiệu và Mục đích

Chính sách Dzokden Bảo vệ Người Tố giác này (“Chính sách”) được thiết kế để khuyến khích và hỗ trợ Nhân viên báo cáo bất kỳ hành vi (a) sử dụng hoặc lạm dụng gian lận hoặc không trung thực nào đối với các nguồn lực của Dzokden, hoặc (b) vi phạm bất kỳ chính sách nào đã được Dzokden thông qua (ví dụ: Quy tắc ứng xử của Dzokden) của Nhân viên, theo các thủ tục dưới đây.

Chính sách này áp dụng cho bất kỳ vấn đề nào liên quan đến Dzokden và không liên quan đến hành vi riêng tư của một cá nhân không liên quan đến Dzokden. Chính sách này nhằm mục đích bổ sung nhưng không thay thế bất kỳ luật tiểu bang và liên bang nào hiện hành quản lý việc tố giác áp dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận, từ thiện và tôn giáo.

2 – Vi phạm; Báo cáo một cách Thiện chí

Nhân viên được khuyến khích báo cáo các hoạt động mà họ, một cách thiện chí, tin rằng là hành vi gian lận hoặc không trung thực hoặc vi phạm các chính sách của công ty Dzokden (tức là hành động như một “người tố giác”), một số ví dụ bao gồm, nhưng không giới hạn ở những điều sau:

• làm giả hoặc thay đổi tài liệu hoặc vật liệu;
• thay đổi hoặc thao túng trái phép các tập máy tính hoặc vật lý;
• báo cáo tài chính gian lận;
• theo đuổi lợi ích hoặc lợi thế vi phạm Chính sách xung đột lợi ích của Dzokden;
• chiếm dụng hoặc sử dụng sai mục đích các nguồn lực của Dzokden, chẳng hạn như tiền, tài liệu giáo dục; vật tư hoặc tài sản khác;
• cho phép hoặc nhận bồi thường cho hàng hóa không nhận được hoặc dịch vụ không thực hiện; và
• cho phép hoặc nhận bồi thường cho những giờ không làm việc.

3 – Bảo vệ khỏi Sự Trả thù

Việc trả đũa bất kỳ cá nhân nào nêu lên mối quan ngại một cách thiện chí trong Dzokden là trái với các giá trị của Dzokden.

Bất kỳ cá nhân nào trong Dzokden trả đũa (a) người tố giác, hoặc (b) một cá nhân đã hợp tác trong quá trình điều tra hành vi gian lận hoặc không trung thực bị nghi ngờ hoặc vi phạm các chính sách của công ty Dzokden đều phải chịu kỷ luật, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc chấm dứt việc làm, vai trò, vị trí cán bộ hoặc lãnh đạo, hoặc tình trạng tình nguyện.

Nếu một cá nhân tin rằng một người đã báo cáo hành vi gian lận hoặc không trung thực bị nghi ngờ hoặc vi phạm các chính sách của công ty Dzokden hoặc người đã hợp tác trong quá trình điều tra những hành vi như vậy đang phải chịu sự đe dọa, quấy rối, phân biệt đối xử, trả đũa hoặc các hậu quả bất lợi khác liên quan đến việc làm hoặc tình nguyện, thì cá nhân đó nên liên hệ với Cán bộ tuân thủ hoặc cá nhân được Dzokden bổ nhiệm vào vai trò tương đương đó. Bất kỳ cá nhân nào có lý do tin rằng mình đã bị trả đũa vì vi phạm Chính sách này sẽ phải tuân theo các quy trình tương tự đối với người tố giác được nêu trong Điều 4 bên dưới.

4 – Quy trình Báo cáo

Người tố giác nên báo cáo hành vi gian lận hoặc không trung thực hoặc vi phạm chính sách của công ty Dzokden cho người lãnh đạo hoặc giám sát viên của mình hoặc, nếu bị tình nguyện viên nghi ngờ, cho nhân viên hỗ trợ công việc của tình nguyện viên đó bằng cách sử dụng Biểu mẫu báo cáo người tố giác được đính kèm dưới đây dưới dạng Phụ lục A (gọi là “Biểu mẫu”). Nếu vì lý do nào đó, người tố giác thấy khó báo cáo mối quan ngại của mình cho người lãnh đạo hoặc giám sát viên hoặc nhân viên hỗ trợ công việc của tình nguyện viên, người tố giác có thể báo cáo mối quan ngại bằng cách sử dụng Biểu mẫu trực tiếp cho Cán bộ tuân thủ (compliance[at]dzokden.org). Các nhà lãnh đạo (và nhân viên giám sát công việc của tình nguyện viên) được yêu cầu chuyển tiếp mọi mối quan ngại, bao gồm cả Biểu mẫu, cho Cán bộ tuân thủ bằng văn bản, người chịu trách nhiệm điều tra mọi khiếu nại. Trong trường hợp bất kỳ cá nhân nào muốn, họ cũng có thể trực tiếp nộp Biểu mẫu cho Chủ tịch hoặc Lãnh đạo tinh thần của Dzokden, người sau đó sẽ thảo luận vấn đề với Viên chức Tuân thủ.

Người tố giác phải thận trọng để tránh những cáo buộc vô căn cứ, được định nghĩa là những cáo buộc được đưa ra mà không quan tâm đến sự thật hay sự sai trái của chúng. Nhân viên đưa ra những cáo buộc như vậy có thể bị Dzokden kỷ luật và/hoặc bị khiếu nại pháp lý bởi những cá nhân bị cáo buộc có hành vi gian lận hoặc không trung thực hoặc vi phạm chính sách của công ty Dzokden.

5 – Bảo mật

Dzokden khuyến khích Nhân viên báo cáo hành vi gian lận hoặc không trung thực hoặc vi phạm chính sách của công ty Dzokden tự nhận dạng khi báo cáo để tạo điều kiện cho cuộc điều tra sau đó. Tuy nhiên, Biểu mẫu có thể được gửi ẩn danh bằng cách điền vào Biểu mẫu (có thể truy cập qua LIÊN KẾT trên trang web của chúng tôi hoặc thông qua trung tâm tài nguyên EAP). Mặc dù Dzokden sẽ cố gắng duy trì tính bảo mật, nhưng cần phải tiết lộ một số thông tin nhất định để tiến hành điều tra kỹ lưỡng. Tất cả các cá nhân tham gia điều tra hoặc xử lý khiếu nại sẽ tôn trọng tính bảo mật của quy trình ở mức độ lớn nhất có thể, tuân thủ mọi luật hiện hành và hợp tác với các cơ quan thực thi pháp luật.

6 – Vai trò của Viên chức Tuân thủ; Xử lý các Vi phạm Được Báo cáo

Cán bộ tuân thủ có thể là thành viên hội đồng quản trị, cán bộ hoặc bên ngoài được chỉ định xử lý khiếu nại. Cá nhân này sẽ nhanh chóng xác nhận khiếu nại và tiến hành điều tra.

Cán bộ tuân thủ: [Scott Grimes]

Tất cả các vấn đề có liên quan, bao gồm các vấn đề bị nghi ngờ nhưng chưa được chứng minh, sẽ được xem xét và phân tích, kèm theo tài liệu về việc tiếp nhận, lưu giữ, điều tra và xử lý khiếu nại.

Cá nhân có khiếu nại theo Chính sách này sẽ không được tham gia hoặc tham gia bất kỳ cuộc thảo luận hoặc bỏ phiếu nào về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến khiếu nại đó. Tuy nhiên, Hội đồng quản trị có thể yêu cầu cá nhân đó trình bày thông tin hoặc trả lời các câu hỏi trước khi thảo luận hoặc bỏ phiếu về vấn đề đó.

Cán bộ tuân thủ sẽ thông báo cho Chủ tịch và Lãnh đạo tinh thần của Dzokden về tình trạng của bất kỳ cáo buộc nào được báo cáo, tình trạng hiện tại của cuộc điều tra và kết quả hoặc hành động khắc phục được thực hiện khi kết thúc cuộc điều tra.

Chủ tịch sẽ thường xuyên cập nhật cho Hội đồng quản trị của Dzokden về tình trạng của từng khiếu nại và cũng sẽ cung cấp báo cáo hàng quý về hoạt động tuân thủ liên quan đến kế toán hoặc các hành vi tài chính bị cáo buộc cho Thủ quỹ của Dzokden.

Dzokden cam kết đảm bảo rằng mọi mối quan tâm đều được giải quyết một cách công bằng và kịp thời. Các cuộc điều tra có thể bảo đảm một người độc lập, chẳng hạn như kiểm toán viên và/hoặc luật sư, điều tra. Người tố giác sẽ được thông báo về những hành động sẽ được thực hiện, trong phạm vi hợp lý có thể và phù hợp với bất kỳ giới hạn nào về quyền riêng tư hoặc bảo mật. Nếu không có hành động hoặc cuộc điều tra nào tiếp theo, người tố giác sẽ được giải thích về quyết định.

Cần hết sức thận trọng khi xử lý hành vi sai trái hoặc vi phạm bị nghi ngờ để tránh:

• cáo buộc vô căn cứ;
• thông báo trước cho những người bị nghi ngờ có hành vi sai trái hoặc vi phạm và/hoặc tiết lộ hành vi sai trái hoặc vi phạm bị nghi ngờ cho những người khác không liên quan đến cuộc điều tra; và
• vi phạm quyền của một người theo luật định.

Do bản chất quan trọng nhưng nhạy cảm của hành vi sai trái hoặc vi phạm bị nghi ngờ, việc theo dõi chuyên nghiệp hiệu quả là rất quan trọng. Trong mọi trường hợp, các nhà lãnh đạo không được tự mình thực hiện bất kỳ bước điều tra hoặc các bước theo dõi nào khác. Theo đó, một nhà lãnh đạo khi biết được hành vi sai trái hoặc vi phạm bị nghi ngờ:

• không được liên hệ với người bị nghi ngờ để điều tra thêm về vấn đề này hoặc yêu cầu bồi thường; và
• không được thảo luận về vụ án với luật sư, phương tiện truyền thông hoặc bất kỳ người nào khác ngoài những người được mô tả ở đây.

7 – Đào tạo và Nâng cao Nhận thức

Chính sách này sẽ được phân phối cho tất cả Nhân sự cung cấp dịch vụ đáng kể cho Dzokden. Việc phân phối cho các mục đích này có thể bao gồm việc đăng Chính sách này trên trang web của Dzokden hoặc, đối với Nhân sự mới, bao gồm Chính sách này như một phần của quy trình tuyển dụng của họ.

Được Hội đồng quản trị Dzokden thông qua tại Cuộc họp vào ngày 6 tháng 4 năm 2025. / Adopted by the Dzokden Board of Directors at its Meeting on 6 April 2025.
* https://dzokden.org/code-of-conduct/​